-
Lägg till arbetstagare eller redigera uppgifter om arbetstagare
-
Information och standardinställningar för anställningsförhållanden
Hantering av anställningsuppgifter i Valtti‑tjänsten
På fliken Anställda i Valtti‑tjänsten läggs och hanteras anställdas uppgifter. Dessa uppgifter används vid beställning av Valttikort, rapportering till arbetsplatsregistret samt vid hantering av kompetenser och dokument.
Lägg till en anställd
Välj ”Lägg till anställd” uppe till höger på sidan.
I vyn som öppnas, kontrollera och vid behov redigera anställningsuppgifterna:
- Den anställdes tillhörighet till skattenummerregistret
- Typ av anställning
- Kontaktperson för den anställde (måste vara en användare i företagets personalhantering)
Du kan spara standardinställningar för anställningsuppgifter genom att markera ”Spara anställningsuppgifter som standardinställningar”.
Fyll i den anställdes uppgifter
Fyll i den anställdes uppgifter. Obligatoriska uppgifter är:
- Namn
- Nationalitet
- Hemland (landet där personen är bosatt)
- Utfärdandeland för personnummer
- Typ av personnummer
- Personnummer
- Födelsedatum (om tillfälligt personnummer används)
- E‑postadress eller telefonnummer
Om du vill beställa ett Valttikort för den anställde ska du även lägga till ett foto.
Du kan ladda upp ett foto genom att dra det till den grå markerade rutan eller genom att klicka för att välja en fil från din enhet. Du kan rotera eller beskära fotot via knappen ”Redigera” under bilden. Kom ihåg att spara ändringarna genom att klicka på ”Klar”.
Läs mer om fotokrav här.
Spara slutligen uppgifterna genom att klicka på ”Spara”. Om du vill lägga till ytterligare en anställd, välj ”Spara och lägg till en till”.
Redigera den anställdes uppgifter
Du kan öppna uppgifterna för redigering på två sätt:
- Klicka på den anställdes namn → välj ”Redigera”
ELLER - Klicka på de tre punkterna i slutet av raden → välj ”Redigera”
Gör ändringarna och klicka på ”Spara”.
Observera att vissa uppgifter har begränsningar efter verifiering eller kortbeställning:
- Skattenummer kan inte ändras om statusen är Registrerad
- Ändring av namn stänger kortet
- Personnummer kan inte ändras efter verifiering
- Ändring av skattenummerregisterstatus stänger kortet
Sortera anställda
I listan kan du:
- Sortera alfabetiskt efter efternamn
- Sortera efter om foto finns eller inte
- Sortera efter skattenummerstatus (ärenden som kräver åtgärd visas överst)
- Sortera efter anställningsbekräftelse
- Sortera efter Valttikortets status
Genom att klicka på rubriken igen ändras sorteringsordningen.
Åtgärdsmeny
I huvudvyn kan du via åtgärdsmenyn:
- Öppna den anställdes uppgifter
- Redigera uppgifter
- Kontrollera skattenummer
- Bekräfta anställning
- Ta bort anställd
- Skicka identifieringsbegäran (t.ex. för Valtti‑allmänt kort – kräver inte registrering i skattenummerregistret)
Åtgärdsmenyn finns bakom de tre punkterna till höger på raden.
Du kan även välja flera anställda och:
- Ta bort flera samtidigt
- Kontrollera flera skattenummer samtidigt
- Bekräfta flera anställningar samtidigt
- Skicka identifieringsbegäran till flera personer
Tips
Använd filtreringsverktygen i sökfältet högst upp. Klicka på ”Filtrera” och välj en eller flera filter.
Kontroll av skattenummer
Den anställdes skattenummer kontrolleras automatiskt mot Skatteförvaltningens register efter att uppgifterna sparats.
Status för skattenummerkontroll
- Registrerad: Skattenumret finns i registret → kort kan beställas
- Ej registrerad: Lägg till i registret och kontrollera igen
- Namn stämmer inte: Korrigera stavningen
- Födelsedatum stämmer inte
- Ej kontrollerad: Försök igen senare
- Fel: Kontrollera uppgifterna och försök igen
Kontrollera ett skattenummer
Du kan kontrollera manuellt:
- Via kolumnen för skattenummerstatus
- Via åtgärdsmenyn
- Via redigeringsvyn (”Kontrollera skattenummer”)
Kontrollera flera skattenummer
Du kan kontrollera flera samtidigt:
- Välj anställda
- Öppna åtgärdsmenyn
- Välj ”Kontrollera skattenummer”
Tips: Filtrera listan till endast de som behöver kontrolleras.
Bekräfta anställning
Läs mer om bekräftelse av anställning här.
Kontaktperson för anställd
Varje anställning har en kontaktperson:
- Måste vara användare i Valtti‑tjänsten
- Läggs till vid skapande eller redigering
- Föreslås automatiskt som den användare som lagt till personen
Kontaktpersonen är viktig eftersom:
- De kontaktas vid behov av korrigering
- De får viktiga meddelanden
- Du kan filtrera ”Mina anställda”
Tips: Du kan lägga till kontaktperson för flera anställda via import/export.
Import och export av uppgifter
Export
Exportera anställningsuppgifter till Excel eller CSV via Import/Export → Exportera uppgifter.
Import
Ladda ner en exempelmall, fyll i uppgifterna och importera filen.
Du kan uppdatera flera anställda samtidigt, t.ex.:
- Kontaktperson
- Nationalitet
- E‑post eller telefonnummer
Anställningsuppgifter och standardinställningar
Varje anställd har följande uppgifter:
- Skattenummerregister
- Typ av anställning
- Kontaktperson
Du kan spara standardinställningar vid registrering av ny anställd.
Nya datakrav
Med Valtti 2.0 har nya uppgifter tillkommit:
- Bransch (för korrekt kontroll av skattenummer)
- Kontaktperson
Obligatoriska uppgifter för identifiering:
- Nationalitet
- Personnummer (om inte finskt)
- Kontaktuppgifter
Tips
- Filtrera fram anställda med saknade uppgifter
- Använd massimport för att uppdatera data
Användaridentifiering
Valtti‑tjänsten kräver elektronisk identifiering.
Stödda metoder:
- Bankidentifiering
- Mobilcertifikat
- Smart‑ID (Estland)
- Freja eID (Sverige)
Manuell identifiering kan göras via ReadID Ready‑appen.
Endast verifieringsinformation lagras – inga bankuppgifter sparas.
Kontaktinformation
Under Inställningar → Kontaktinformation kan du ange:
- Kontaktperson för personalhantering
- Kontaktperson för kortbeställningar
- Kontaktperson för rapportering till Skatteförvaltningen
- Arbetsgivarens representant i Finland
Kontaktperson för personalhantering
Obligatorisk uppgift. Måste vara en användare. Får meddelanden om t.ex. anställningsbekräftelser.
Kontaktperson för kortbeställningar
Får meddelanden om kortbeställningar och kort som håller på att gå ut.
Kontaktperson för skattemyndigheten
Används för rapportering till myndigheter:
- Entreprenadrapportering
- Anställdrapportering
- Uppgiftsskyldighet
Informationen förmedlas via integrationer.
Arbetsgivarens representant i Finland
Om företaget har utstationerade arbetstagare:
- Uppgiften kan behövas av myndigheter
- Kan delas via integrationer
OBS! Uppgifterna används i framtida tjänster, men rekommenderas att fyllas i redan nu.