• Lägg till arbetstagare eller redigera uppgifter om arbetstagare
• Skattenummerregister och anmälningar
• Skattenummerkontroll i Personalhanteringen
• Bekräfta anställningsförhållanden
• Arbetstagarens kontaktperson
• Exportera och importera uppgifter om arbetstagare
• Information och standardinställningar för anställningsförhållanden
• Nya informationskrav i Personalhanteringen
• Användaridentifiering
Lägg till arbetstagare eller redigera
uppgifter om arbetstagare
Personalhanteringen är en ny tjänst vi lanserat som ersättning för de funktioner som finns
på fliken Arbetstagare i tjänsten Ilmoita.
I Personalhanteringen kan du lägga till de arbetstagaruppgifter som används för beställning
av Valttikort, arbetstagarrapportering i Byggplatsregistret samt för Taitoregistret.
Lägg till arbetstagare
Välj Lägg till arbetstagare uppe till höger på sidan.
Kontrollera och redigera vid behov uppgifterna om anställningen i vyn som öppnar sig
• Arbetstagarens bransch
• Typ av anställningsförhållande
• Arbetstagarens kontaktperson; du kan enbart lägga till användare av företagets
Personalhantering som kontaktperson för en arbetstagare
Du kan redigera de användarspecifika standardinställningarna för anställningar och spara
dem för framtida bruk genom att kryssa för Spara uppgifterna om anställningsförhållande
som standardinställning
Fyll i uppgifterna om arbetstagaren. De obligatoriska uppgifterna är
• Namn
• Medborgarskap
• Hemstat
• Skattenummer
• Finsk personbeteckning
• Det personnummer som står i arbetstagarens pass eller identitetsbevis om
arbetstagaren inte är finsk medborgare
• Födelsedatum, om arbetstagaren har en tillfällig personbeteckning
• E-postadress eller telefonnummer
Om du vill beställa ett Valttikort till arbetstagaren ska du också lägga till ett foto.
• Fotot kan laddas upp genom att du antingen drar den till rutan med streckade linjer
eller klickar på Välj fil i rutan, som låter dig välja en bildfil från din dator.
• Du kan vända eller beskära ett foto som finns bland arbetstagarens uppgifter via
knappen Redigera. Kom ihåg att spara ändringar i fotot med Klart.
Läs mer här om kvalitetskraven på fotografier
Slutligen ska du spara uppgifterna om arbetstagaren med Spara. Om du vill fortsätta mata
in uppgifter om ytterligare arbetstagare, välj Spara och lägg till fler.
Redigera uppgifter om arbetstagare
Uppgifterna om arbetstagare kan öppnas på två sätt för att redigeras:
1. Klicka på arbetstagarens namn i förteckningen
2. I vyn som öppnas, välj Redigera nertill på sidan
ELLER
1. Klicka på de tre punkterna till höger om arbetstagarraden.
2. Välj Redigera i menyn som öppnar sig
Gör önskade ändringar i redigeringsvyn och Spara.
Observera att det finns begränsningar för redigering av vissa uppgifter efter verifiering och
beställning av Valttikort, eller att redigering kan leda till att kortet spärras
• Skattenumret kan inte redigeras om det har status I registret.
• Arbetstagarens namn kan redigeras men då spärras Valttikortet.
• Personbeteckningen eller personnumret kan inte redigeras efter att det har verifierats
i samband med att kortinnehavaren identifierade sig i tjänsten.
• Branschen kan bytas men då spärras Valttikortet.
Funktionsmenyn
Med Funktioner i huvudvyn i Personalhanteringen kan du
• öppna uppgifterna om arbetstagaren
• öppna uppgifterna om arbetstagaren för redigering
• kontrollera skattenumret
• bekräfta anställningsförhållandet
• radera arbetstagaren
Funktionsmenyn öppnas via de tre punkterna till höger på arbetstagarraden.
Du kan också välja fler arbetstagare med kryssrutorna till vänster om
arbetstagarförteckningen och därefter välja önskad funktion med de tre punkterna till höger
om rubrikraden i förteckningen. Då kan du
• radera fler arbetstagare åt gången
• kontrollera fler skattenummer åt gången
• bekräfta fler anställningsförhållanden åt gången
Tips! I det grå sökfältet upptill i huvudmenyn finns filtreringsverktyg. Klicka på filterikonen
till höger om sökraden och i menyn som öppnar sig väljer du ett eller flera filter.
Skattenummerregister och
anmälningar
Arbete på byggarbetsplatser förutsätter att arbetstagarens skattenummer registrerats i det
offentliga skattenummerregistret för byggbranschen.
På motsvarande sätt förutsätter arbete på varv att arbetstagarens skattenummer
registrerats i det offentliga skattenummerregistret för skeppsbyggnadsbranschen.
Personalhanteringen kontrollerar huruvida personen som lagts till hör till
skattenummerregistret för den bransch som angetts bland uppgifterna om arbetstagaren.
Valttikort kan enbart beställas till arbetstagare som hör till ett skattenummerregister.
Arbetstagaren kan registrera sig i önskat skattenummerregister
• i MinSkatt
• per telefon hos Skatteförvaltningen på servicenummer 029497070
• genom att besöka ett av Skatteförvaltningens kontor
Arbetsgivaren kan registrera sina arbetstagares skattenummer i skattenummerregistret
• i Ilmoitin.fi
• i MinSkatt
• per telefon hos Skatteförvaltningen på servicenummer 029497070
• genom att besöka ett av Skatteförvaltningens kontor
Läs mer i Skatteförvaltningens anvisningar: https://www.vero.fi/sv/privatpersoner/skattekortoch-skattedeklaration/fran_utlandet_till_finland/arbeta_i_finland/arbeta-p%C3%A5-enbyggarbetsplats-eller-ett-varv/skattenum
Skattenummerkontroll i
Personalhanteringen
Skattenumret för arbetstagaren som lagts till i Personalhanteringen kontrolleras i
skattenummerregistren som Skatteförvaltningen upprätthåller omedelbart efter att
arbetstagarens uppgifter sparats.
Vilket skattenummerregister uppgifterna körs mot beror på vilken bransch som angetts för
arbetstagaren i Personalhanteringen. Alternativen är byggbranschen och
skeppsbyggnadsbranschen. Det går också att välja bägge.
Kontrollera att arbetstagaren anmält rätt bransch i skattenummerregistret och att rätt
bransch angetts bland uppgifterna om arbetstagaren. Vilken bransch som valts avgör
hurdana Valttikort som kan beställas.
Statusmarkeringar för skattenummerkontrollen
I registret: Arbetstagarens skattenummer finns i skattenummerregistret för den bransch
som valts. Du kan beställa Valttikort till arbetstagaren
Inte i registret: Arbetstagarens skattenummer hittas inte i skattenummerregistret för den
valda branschen. Lägg till arbetstagaren i skattenummerregistret. Efter att arbetstagaren
lagts till registret, klicka på “Kontrollera skattenummer”.
Namnet överensstämmer inte: Namnet som angetts för arbetstagaren i Ilmoita-tjänsten
överensstämmer inte med det som finns i Skatteförvaltningens register. Öppna uppgifterna
om arbetstagaren, kontrollera i det gula informationsfältet att namnet stavats rätt och
korrigera uppgifterna.
Födelsedatumet överensstämmer inte: Födelsedatumet som angetts för arbetstagaren i
Ilmoita-tjänsten överensstämmer inte med det som finns i Skatteförvaltningens register.
Kontrollera födelsedatumet.
Okontrollerat: Fördröjning i kontroll av skattenummer. Försök på nytt senare genom att
klicka på “Kontrollera skattenummer”.
Fel: Något gick fel. Kontrollera att arbetstagarens uppgifter är korrekta och försök på nytt
senare.
Viktigt om anmälan i skattenummerregistret
• Om arbetstagaren nyligen registrerats i skattenummerregistret syns skattenumret i
skattenummerregistret efter cirka en timme. Starta kontrollen på nytt senare
• Om registreringen gäller en utländsk arbetstagare, som inte har tillgång till MinSkatt,
kan det dröja till följande dag innan skattenumret syns i registret. Starta kontrollen på
nytt senare
Kontrollera ett skattenummer
Varje gång uppgifter om arbetstagaren sparas kontrolleras det om hen hör till ett
skattenummerregister.
Du kan också starta kontrollen genom att
• öppna uppgifterna om arbetstagaren och välja Kontrollera skattenummer
ELLER
• välja Kontrollera skattenummer via funktionsmenyn som öppnas med de tre
punkterna till höger på arbetstagarraden
Kontrollera flera skattenummer på en gång
I funktionsmenyn kan du också kontrollera flera skattenummer åt gången.
1. Välj avsedda arbetstagare genom att kryssa för rutorna till vänster i förteckningen
2. Öppna funktionsmenyn med rubrikraden till höger i arbetstagarförteckningen
3. Välj Kontrollera skattenummer
Tips! Du kan filtrera listan så att bara de arbetstagare vars skattenummer ska
kontrolleras visas. I det grå sökfältet upptill i huvudmenyn finns filtreringsverktyg. Klicka
på filterikonen till höger om sökraden och i menyn som öppnar sig väljer du ett eller flera
filter.
Bekräfta anställningsförhållanden
Detaljerade instruktioner finner du här
Arbetstagarens kontaktperson
• I Personalhanteringen finns det en kontaktperson för varje anställningsförhållande.
• Enbart användare med behörighet i företagets Personalhantering kan anges som
kontaktpersoner.
• Kontaktpersoner för arbetstagare läggs till i endera vyn Lägg till arbetstagare eller
Redigera arbetstagare.
• I bägge vyerna hittas informationen om kontaktperson upptill i vyn under Information
om anställningsförhållandet.
• Standardinställningen för kontaktperson i tjänsten är den användare som lagt till
arbetstagaren.
Informationen om kontaktperson är viktig eftersom
• kontaktpersonen kontaktas om det finns uppgifter som behöver korrigeras
• kontaktpersonen kan skickas viktiga meddelanden om användning av tjänsten
• informationen om kontaktperson hjälper användarna med informationshanteringen;
du kan filtrera fram Egna arbetstagare i filtreringsmenyn i huvudvyn
Tips! Du kan lägga till en kontaktperson för flera arbetstagare åt gången med
funktionen Importera/exportera. Importera informationen om kontaktperson genom
att först ladda ner exempelfilen och fylla i arbetstagarens skattenummer och
kontaktpersonens användarnamn. Importera sedan filen till tjänsten med Hämta
uppgifter om arbetstagare. Här kan du också använda exportfunktionen för att ladda
ner alla uppgifter om arbetstagare i en Excel- eller csv-fil.
Tips! I huvudvyn kan du filtrera fram de arbetstagare du angetts som kontaktperson
för genom att bland sökverktygen klicka på filterikonen och i rullgardinsmenyn som
öppnar sig klicka på Egna arbetstagare.
Exportera och importera uppgifter
om arbetstagare
Du kan lägga till flera arbetstagaruppgifter på en gång eller exportera uppgifter som sparats
om arbetstagare i tjänsten till en Excel- eller csv-fil.
Exportera uppgifter om arbetstagare
Du kan exportera uppgifter som lagts till om arbetstagarna i Personalhanteringen till en
Excel- eller csv-fil.
I huvudmenyn väljer du Importera/exportera och i rullgardinsmenyn som öppnar sig
Exportera uppgifter om arbetstagare och därefter filform
Hämta uppgifter om arbetstagar
En mall för import kan laddas ner i Personalhanteringen med Importera/exportera där du
väljer Ladda ner exempelfil.
I exempelfilen finns det anvisningar för hur uppgifterna ska importeras.
Fyll i de obligatoriska uppgifterna som markerats med rött i filen. De obligatoriska
uppgifterna är desamma som när en enskild arbetstagare läggs till.
Lägg till uppgifter som saknas eller uppdatera
flera uppgifter åt gången
Du kan lägga till information om arbetstagarna eller fylla i uppgifter som saknas med
funktionen Hämta uppgifter om arbetstagare.
Om du vill lägga till eller uppdatera
• kontaktpersonen
• medborgarskapet
• arbetstagarens telefonnummer eller e-postadress
för fler arbetstagare åt gången kan du använda funktionen Hämta uppgifter om
arbetstagare.
1. Klicka Importera/exportera och välj Ladda ner exempelfil
2. Fyll i arbetstagarnas skattenummer i filen och sedan de uppgifter som saknas eller
ska uppdateras
3. Spara filen på din dator
4. Klicka på Hämta uppgifter om arbetstagare och importera filen från datorn
Information och
standardinställningar för
anställningsförhållanden
I uppgifterna om respektive arbetstagare sparas basinformation om
anställningsförhållandet.
• Arbetstagarens bransch
• Typ av anställningsförhållande
• Arbetstagarens kontaktperson
När du lägger till en ny arbetstagare kan du välja Spara uppgifterna om
anställningsförhållande som standardinställning för att spara den basinformation som i
fortsättningen anges för varje arbetstagare som läggs till. Du kan när som helst ändra
standardinställningarna eller redigera uppgifterna om enskilda anställningsförhållanden.
Nya informationskrav i
Personalhanteringen
I och med Valtti 2.0 och förnyelsen av tjänsterna införs nya krav på de uppgifter som
samlas in om arbetstagarna i Personalhanteringen. Nya uppgifter som samlas in om
arbetstagarna:
• arbetstagarens bransch behövs så att skattenumret kontrolleras mot rätt register och
rätt information trycks på Valttikortet
• arbetstagarens kontaktperson
Uppgifter som i fortsättningen blir obligatoriska med tanke på identifiering av
kortinnehavaren:
• arbetstagarens medborgarskap
• personnumret i arbetstagarens pass eller identitetsbevis om arbetstagaren inte är
finsk medborgare
• kontaktinformation till arbetstagaren; e-postadress eller telefonnummer
Tips! Om ditt företag har många anställda kan du filtrera fram arbetstagare vars
uppgifter saknas i förteckningen.
Tips! Om det i ditt företag saknas många arbetstagaruppgifter, kan de
massimporteras med knappen Importera/exportera.
Användaridentifiering
Personalhanteringen kräver en elektronisk identifiering.
• På så sätt förbättrar vi dataskyddet i tjänsten samtidigt som vi förebygger risken för
missbruk och säkerställer att uppgifterna om företagets anställda är så skyddade som
möjligt.
• Autentiseringen görs bara en gång och sker elektroniskt med bankkoder eller
mobilcertifikat. Man kan också autentisera sig med den estniska SmartID- eller den
svenska Freja eID-tjänsten.
• Genom att be dig identifiera dig försäkrar vi att du är du och därför måste
identifieringen göras med personliga koder.
• Användarens bankkontouppgifter sparas inte hos Vastuu Group i samband med
identifieringen, det enda som sparas är information om huruvida identifieringen
lyckats och nödvändiga uppgifter för att kunna koppla identifieringsinformationen till
användaren.
Kontaktuppgifter
Det finns en flik "Kontaktuppgifter" i personalhantering.
Kontaktperson för Personalhantering
På denna flik kan du fylla i kontaktpersonen för personalhantering, kontaktpersonen för rapportering till Skatteförvaltningen samt arbetsgivarens kontaktuppgifter om företaget har utskickade arbetstagare.
Att lägga till kontaktpersonen för personalhantering är obligatoriskt. Kontaktpersonen för personalhantering måste vara en användare av företagskontot. Vi kommer att skicka meddelanden till kontaktpersonen, bland annat gällande bekräftelse av anställningsförhållanden.
Kontaktperson på Skatteförvaltningens rapporter
- Som kontaktperson för leverantören vid kontraktsrapportering
- Som kontaktperson för arbetsgivaren vid anställdas rapportering
- Som kontaktperson för den rapporterande enheten i företagsinskickade rapporter
När du fyller i denna information här, kommer vissa gränssnitt från Vastuu Group att returnera denna information till huvudentreprenörerna vid anställningssökningar och rapportgenerering.
Hantera denna kontaktinformation har överförts från tjänsten "Anmälan till byggplats" till Personalhantering. Kontaktinformationen kommer fortfarande att visas i tjänsten "Anmälan till byggplats", men hanteringen sker nu i Personalhantering.
Arbetsgivarrepresentant i Finland
Om ditt företag har utskickade arbetstagare för vilka A1-certifikat har laddats upp i arbetstagarens dokument, kan myndigheterna behöva denna information från huvudentreprenören, till exempel för att lämna in officiella dokument. Vissa gränssnitt från Vastuu Group kommer att returnera denna information till huvudentreprenörerna vid anställningssökningar. Denna information behöver inte fyllas i, och den kommer inte att vidarebefordras till någon, om ditt företag inte har utskickade arbetstagare till Finland.
OBS! I detta skede vidarebefordras inte denna information till någon, men den kommer senare att läggas till som en del av Valtti+ Inspektör-tjänsten. Även om informationen för närvarande inte vidarebefordras till någon rekommenderar vi ändå att du fyller i denna information om ditt företag har utskickade arbetstagare.