Användning av Valvoja Standard

För närvarande finns tjänsten Valvoja endast tillgänglig på finska.

• Inloggning
• Skapa en ny bevakningslista
• Ansvarspersoner
• Menyn Bevakningslistor
• Lägga till ett företag för bevakning
• Företagssökning 
• Lägga till flera företag på en bevakningslista
• Kedjevy
• Leverantörsregister 
• Företagsbevakning
• Granska företagsuppgifter
• Anteckningsfält
• Dun & Bradstreet Rating
• Ta bort ett företag från en bevakningslista
• Arkivering av rapporter 
• Avsluta bevakningen av ett bevakat företag
• Återföra ett företag till bevakning
• Ta bort ett bevakat företag från bevakningslistan
• Stänga bevakningslistan
  
  

Inloggning

Logga in på ditt konto och välj Valvoja Lite på startsidan i kundportalen genom att klicka på Siirry Valvojaan (Gå till Valvoja) -->

Valvoja öppnas alltid i huvudvyn. På fliken Valvonta (Bevakning) hittar du de skapade bevakningslistorna och de bevakade objekten.

Bevakning i korthet

Bevakningen sker i fyra huvudsteg:

1. Skapa en bevakningslista
2. Lägg till ansvarspersoner
3. Lägg till företag
4. Bevaka uppgifterna för företagen på bevakningslistan

Skapa en ny bevakningslista

På fliken Bevakning, välj  +Luo uusi valvontalista (+ Skapa ny bevakningslista).

Ange de viktigaste uppgifterna för objektet:

• Bevakningslistans namn (obligatoriskt)
• Identifierare (till exempel projekt, fastighet eller arbetsplatsnummer inom den egna organisationen)

Du kan även, om du vill, ange adressuppgifter om objektet till exempel är en byggarbetsplats, samt lägga till anteckningar om listan.

• Gatuadress
• Postnummer
• Postort
• Anteckningar

Välj önskade Vastuuhenkilöt (Ansvarspersoner) i menyn nedan.

• Ansvarspersoner väljs genom att lägga till önskade personer från listan. Endast användare som har behörighet till Valvoja-tjänsten visas i listan.
• När de nödvändiga uppgifterna har angetts läggs bevakningslistan till genom att klicka på Vahvista (Bekräfta).

Observera att startdatumet aldrig kan ligga i det förflutna eftersom automatisk bevakning inte kan utföras retroaktivt.

Startdatumet är automatiskt samma dag som bevakningslistan skapades.

 

Ansvarspersoner

Ansvarspersonen får e-postaviseringar om nya uppgifter som kräver åtgärd för de bevakade företagen. Det rekommenderas att lägga till fler än en ansvarsperson.

Vem som helst med behörighet till Valvoja-tjänsten kan väljas som ansvarsperson. Användarkonton och behörigheter hanteras i kontots vy  ”Käyttäjähallinta” (Användarhantering).

I Valvoja-tjänsten kan både huvudanvändare och grundanvändare lägga till och redigera objekt.

Ansvarspersoner kan läggas till och redigeras separat för varje lista i Valvoja:

1. Välj bevakningslistan (valvontalista)
2. Redigera --> Redigera listans inställningar --> Lägg till ansvarspersoner --> Spara ändringar

Menyn Bevakningslistor

Antalet synliga bevakningslistor kan begränsas med alternativet Näytä (Visa).

Näytä (Visa)
Omat aktiiviset listat (Mina aktiva listor)	Visar endast aktiva bevakningslistor där användaren är ansvarsperson.
Kaikki aktiiviset listat (Alla aktiva listor)	Visar alla aktiva objekt på kontot.
Arkistoidut listat (Arkiverade listor)	Visar alla avslutade objekt på kontot.

 

Lägga till ett företag för bevakning

För att lägga till ett företag i en bevakningslista väljer du först den önskade bevakningslistan i menyn. Lägg sedan till företaget genom att klicka på Lisää yritys (Lägg till företag).

1. Ange namn eller identifierare i sökfältet Hae listaa (Sök lista).
   
   
2. Välj  + Lisää yritys valvontaan (+ Lägg till företag för bevakning).
   
   
3. Lägg till företaget för bevakning.

Du kan söka efter företag via  Hae yritystä (Sök företag) med Nimellä tai y-tunnuksella (namn eller FO-nummer).

En sökning med FO-nummer ger ett företag som resultat. Företaget kan läggas till i bevakningen genom att välja knappen som visas till vänster och sedan välja Jatka (Fortsätt).

 

Därefter öppnas det företagets Yrityskortti (Företagskort).

Definiera företagets roll i kedjan

• Suora sopimuskumppani = Direkt avtalspart

• Epäsuora alihankkija = Indirekt underleverantör

Ange frivilliga kontaktuppgifter för leverantörens kontaktperson:

• Nimi (Yrityksessä työskentelevä henkilö) = Namn (person som arbetar i företaget)
• Sähköposti = E-postadress
• Puhelinnumero = Telefonnummer

Lägg till företaget på bevakningslistan genom att klicka på  Aloita valvonta (Starta bevakning som visas till höger.

Observera

• Bevakning kan inte startas retroaktivt.
• Tidigaste möjliga startdatum är dagens datum.
• Uppföljningen måste alltid avslutas i tjänsten.
• Bevakning ska inledas senast vid avtalstillfället för att uppfylla skyldigheterna enligt lagen om beställaransvar.
• Det viktigaste är att en giltig rapport har granskats och arkiverats när avtalet upprättas.
• Vid avtalsförhållanden som varar längre än ett år måste bevakningen vara regelbunden.
• Uppgifterna om beställaransvar ska granskas minst en gång per år.
• Byggindustrin RT rf rekommenderar att uppgifterna granskas minst en gång var tredje månad.

 

Företagssökning

Via Yrityshaku (Företagssökningen) kan du söka efter företagsinformation nimi tai y-tunnus ja maa Suomi (företagsnamn eller FO-nummer, land: Finland). 

Tarkennettu yrityshaku (Avancerad företagssökning) 

• Den avancerade sökningen är i första hand avsedd för att hitta potentiella samarbetspartner (även för att lägga till dem i bevakningen).
• Med den kan du söka efter finländska företag och den omfattar över 100 000 företag.

 I den avancerade företagssökningen kan du filtrera företag enligt: 

• Toimiala = Bransch
• Paikkakunta = Ort
• Henkilöstön määrä = Antal anställda
• Liikevaihto = Omsättning

 Företag kan också läggas till på bevakningslistor via Avancerad företagssökning.

1. Sök efter ett företag (med företagsnamn, FO-nummer eller via avancerad sökning).
2. Välj önskat företag.
3. Yrityskortti (Företagskortet) öppnas i vyn Tila (Status).
4. Välj + Lisää yritys valvontaan (+ Lägg till företag i bevakning).
5. När du lägger till ett företag i bevakningen visas det på den valda bevakningslistan. Bevakningslistorna hittar du på fliken Valvonta (Bevakning).

 

Lägg till flera företag på en bevakningslista

Du kan påskynda importen av företag genom att välja Tuo useita y-tunnuksia (Importera flera FO-nummer).

Separera FO-numren med mellanslag, komma eller semikolon, eller ange varje FO-nummer på en egen rad. När alla FO-nummer har angetts väljer du Jatka (Fortsätt).

Obs! FO-numren måste anges i formatet 1234567-8 för att systemet ska godkänna dem.

Lägg till företagen i bevakningslistan genom att markera dem med knappen i det övre vänstra hörnet.

När företagen har valts, välj Aloita valvonta (Starta bevakning).

Kedjevy

Kedjevyn visas i listvyn som numrerade nivåer 1-4.

• I den separata hierarkivyn visas hierarkin visuellt.
• Hierarkivyn är begränsad till fyra nivåer, vilket innebär att djupare hierarkier inte är tillåtna.
• Användare kan lägga till flera företag på samma nivå, och det finns ingen begränsning för antalet företag.

Leverantörsregister

Leverantörsregistret innehåller hela leveranskedjan för en Valvoja-kund, inklusive företag som är under aktiv bevakning samt företag där bevakningen har avslutats på den aktiva bevakningslistan. 

 I Leverantörsregistret kan du filtrera företag enligt bevakningsperioden. 

Potentiella leverantörer kan också sparas separat i Leverantörsregistret via ikonen Spara på Företagskortet.

• Sparade företag genererar inga rapportarkiv.
• Sparade företag kan läggas till i bevakningen vid ett senare tillfälle.

 Bild: Företag i Leverantörsregistret 

Företagsbevakning

Uppgifter om beställaransvar

• Beställaransvarsrapporterna för företag som har lagts till på bevakningslistan arkiveras tills företagen tas bort från bevakningslistan eller tills tjänsten Valvoja avslutas.
• Varje bevakat företags företagskort har en egen knapp för att granska rapporter.
• Färgen och namnet på statusindikatorn visar statusen för företagets senaste rapport om beställaransvar.
• Valvoja skickar en avisering till den ansvariga personen för bevakningslistan om ett företags status på bevakningslistan försämras. Eventuella brister meddelas även till kunden i tjänsten Pålitlig Partner.

Färgen och namnet på statusindikatorn visar statusen för företagets senaste rapport om beställaransvar.

Ikonen Frågetecken öppnar ett informationsfält som visar:

• Statusen för Pålitlig Partner-rapporten om beställaransvar
• Om företaget har lämnat tjänsten Pålitlig Partner
• Ytterligare information om tolkningen av rapporter om beställaransvar

När önskat företag väljs från bevakningslistan öppnas företagets Yrityskortti (Företagskort).

Via Tarkasta kaikki tiedot (Granska alla uppgifter) öppnas rapporten från Luotettava Kumppani (Pålitlig Partner).

 

 

Färger och tolkningar av statusknappar

Tilaajavastuu =  Beställaransvar 
OK = OK
Huomio = Anmärkning 
Odottaa = Väntar 
Selvitä = Utred 
Seis = Pausad 
Puutuu = Saknas

Kokonaistila =  Övergripande status 
Huomioitavaa = Att observera 
Selvitettävää = Kräver utredning   
Tarkistettavaa = Kräver granskning 
Puutuu =  Saknas

Bild: Beställaransvar och övergripande status – Färger och tolkningar

Bild: Tolkningar av Beställaransvar och Övergripande status för övervakade företag i listvyn 

Övergripande status

Om företaget har beställt tjänsten Luotettava Kumppani (Pålitlig Partner) visas den Kokonaistila (övergripande statusen) för företagets Luotettava Kumppani (Pålitlig Partner)-rapport till höger om statusen för företagets beställaransvarsuppgifter.

Granska företagsuppgifter

Du kan granska ett företag och dess statusuppgifter enligt följande:

1. Klicka på företagets namn i valfri listvy.
2. Yrityskortti (Företagskortet) öppnas.
3. På fliken Tila (Status) i företagskortet visas alla statustolkningar.
4. Du kan även öppna den senaste rapporten om beställaransvar via Tarkasta kaikki tiedot (Granska alla uppgifter).
   
   

 

Anteckningsfält

Det är möjligt att lägga till egna anteckningar både på bevakningslistan och för företag på listan. Anteckningar kan läggas till när listan skapas. För en aktiv bevakningslista hittar du anteckningsfältet genom att välja Muokkaa valvontalistan tietoja (Redigera bevakningslistans uppgifter).

För ett enskilt företag kan anteckningar läggas till genom att klicka på företagets namn. I den vy som öppnas finns ett textfält för anteckningar längst ned.

Anteckningsfälten är synliga för alla användare inom företaget som använder Valvoja. Lägg därför endast till information som alla användare får se. Fälten kan också redigeras av alla användare som använder Valvoja. Avsluta uppföljning.

Dun & Bradstreet Rating 

Utöver den information som krävs enligt lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar gör Valvoja det möjligt att följa leverantörers kreditklassificering med hjälp av kreditvärderingsinformation enligt Dun & Bradstreets Ratingmodell. Funktionen underlättar riskhantering och ger värdefull kompletterande information som stöd för inköpsbeslut utöver den information som lagen kräver. 

D&B Rating-information ingår endast i tjänsten Valvoja Standard.

 

Ta bort ett företag från en bevakningslista

Du kan ta bort ett företag från bevakningslistan enligt följande:

• Klicka på företagets namn i valfri listvy.

• Yrityskortti (Företagskortet ) öppnas.

• Gå till kortets slut och klicka på Lopeta Valvonta (Avsluta bevakning).

• Bekräfta genom att klicka på Lopeta Valvonta (Avsluta bevakning).

• Om du inte vill avsluta bevakningen, klicka på Peruuta (Avbryt).

 

Arkivering av rapporter 

Vid behov kan du ladda ner och spara rapporterna för eget bruk. För närvarande måste rapporterna sparas manuellt, eftersom nedladdning av flera rapporter samtidigt inte stöds.

Om företaget fortfarande övervakas ska du först ta bort det från bevakningslistan enligt anvisningarna under Ta bort ett företag från bevakningslistan.

Företaget flyttas därefter till listan Valvonta lopettu (Bevakning avslutad).

Öppna listan och öppna företagskortet för det företag vars rapporter du vill spara.

1. Välj fliken Historia (Historik).

2. Öppna rapporterna en i taget via ikonen Importera. 
   
   
   
3. Luotettava Kumppani (Pålitlig Partner) -rapporten öppnas i ett separat fönster, där rapporten kan sparas i ditt eget system.

Med funktionen Näytä raportit kaikilta valvontalistoilta (Visa rapporter från alla bevakningslistor) på fliken Historik kan du samla alla rapporter för det valda företaget från samtliga bevakningslistor på en gång.

Bild: Visa rapporter från alla bevakningslistor

Avsluta uppföljningen av ett bevakat företag

Klicka på företagets namn i valfri listvy.

1. Yrityskortti (Företagskortet) öppnas.
2. Du kan avsluta företagets bevakning via Lopeta valvonta (Avsluta bevakning).
3. Företaget flyttas till statusen Valvonta lopetettu (Bevakning avslutad) på bevakningslistan och kan därefter hittas med filtret Valvonta lopetettu (Bevakning avslutad) på samma lista.

Inga fler aviseringar om företagets statusförändringar skickas. Alla arkiverade rapporter bevaras fortfarande och kan hittas senare.

 

Återför ett företag till bevakning

Du kan återställa ett företag till bevakning från statusen ”valvonta lopetettu” (bevakning avslutad) utan att förlora befintliga uppgifter.

• Välj listan "Valvonta lopetettu" (Bevakning avslutad)
  
  
• På Företagskortet går du till fliken Tila (Status) och klickar på "Palauta valvontaan" (Återställ bevakning).
  
  
  
  
• Det valda företaget återgår till bevakningslistan och bevakningen återupptas.
  
  

Observera! För närvarande går det ännu inte att återställa underleverantörer i leverantörskedjan till bevakning.

 

Ta bort ett eller flera bevakade företag från bevakningslistan

Du kan ta bort ett eller flera företag åt gången från bevakningslistan när bevakningen har avslutats.

Ett enskilt företag kan ta bort från bevakningslistan antingen via bevakningslistan eller företagskortet.

• Näytä yritykset –> Valvonta lopetettu (Visa företag → Bevakning avslutad)

• Välj det eller de företag som du vill ta bort.
  
  

• Valvoja påminner dig en gång till: "tilaajavastuulaki edellyttää raporttien arkistoimista myös sopimuksen päätyttä. Olet poistamassa 2 yritystä listalta. Kaikki valvonnan aikana tallennetut raportit tuhotaan." (Beställaransvarslagen kräver att rapporterna arkiveras även efter att avtalet har upphört. Du håller på att ta bort 2 företag från listan. Alla rapporter som sparats under bevakningen kommer att raderas).
• Om du vill slutföra åtgärden klickar Vahvista (Bekräfta).
  
  

Ett enskilt företag kan också tas bort från bevakningslistan via företagskortet.

• Klicka på namnet på det företag som du vill ta bort för att öppna företagskortet.
• Välj "Poista yritys listalta" (Ta bort företaget från listan).
  
  

• Valvoja påminner dig en gång till: "tilaajavastuulaki edellyttää raporttien arkistoimista myös sopimuksen päätyttä. Olet poistamassa 2 yritystä listalta. Kaikki valvonnan aikana tallennetut raportit tuhotaan." (Beställaransvarslagen kräver att rapporterna arkiveras även efter att avtalet har upphört. Du håller på att ta bort 2 företag från listan. Alla rapporter som sparats under bevakningen kommer att raderas).

• Om du vill slutföra åtgärden klickar "Poista yritys ja raporit" (Ta bort företaget och rapporterna).

  

   

OBS! Om företaget ingår i en kedja och har andra samarbetspartner under sig, kommer även uppgifterna om dessa företag att raderas.

 

Stäng en bevakningslista

Bevakningen av en lista avslutas inte automatiskt och det går inte att ange ett slutdatum. Bevakningslistan måste arkiveras separat:

1. Öppna bevakningslistan.
2. Muokkaa (Redigera) bevakningslistan.i
3. Klicka på Lopeta listan valvonta (Avsluta listans bevakning).
4. Vahvista (BekräftaI).
5. Den arkiverade bevakningslistan finns därefter under fliken Valvonta (Bevakning) genom valet Näytä arkistoidut listat (Visa arkiverade listor).

Bild: Avsluta en bevakningslista, ”Sluta bevaka listan” 

 

När du arkiverar listan:

• Rapporter som sparats under bevakningsperioden bevaras.

Bild: Avsluta bevakningen av en bevakningslista 

Du hittar den arkiverade listan genom att välja Näytä arkistoidut listat (Visa arkiverade listor) på fliken Bevakning.

OBS! En arkiverad lista kan inte återställas.