Siirry sisältöön
Suomi
Ota meihin yhteyttä
  • Ehdotuksia ei ole, koska hakukenttä on tyhjä.

Työntekijähallinta - Usein kysytyt kysymykset

Työntekijähallinta - Usein kysytyt kysymykset

 

Tunnistautuminen

Miksi joudun tunnistautumaan sisäänkirjautumisen yhteydessä?

Työntekijähallinnan käyttäminen edellyttää sähköistä tunnistautumista.

  • Tunnistautumisella parannamme palvelun tietoturvaa, pystymme vähentämään mahdollisia väärinkäyttötapauksia ja varmistamme, että teidän yrityksenne työntekijöiden tiedot ovat mahdollisimman hyvässä turvassa.
  • Tunnistautuminen on kertaluontoinen ja se tehdään sähköisesti pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tarkemmat ohjeet täällä.
  • Tunnistautumisella varmistamme, että sinä olet sinä, ja sen takia tunnistautuminen on tehtävä sinun henkilökohtaisilla tunnisteilla.
  • Tunnistautumisesta ei tallennu Vastuu Groupille käyttäjän pankkitilitietoja, ainoastaan tieto tunnistautumisen onnistumisesta ja välttämättömät tiedot, että tunnistautumistieto pystytään yhdistämään käyttäjään.

Miksi joudun käyttämään henkilökohtaisia pankkitunnuksia?

  • Tunnistautumisella varmistamme, että sinä olet sinä, ja sen takia tunnistautuminen on tehtävä sinun henkilökohtaisilla tunnisteilla.
  • Tunnistautumisesta ei tallennu Vastuu Groupille käyttäjän pankkitilitietoja, ainoastaan tieto tunnistautumisen onnistumisesta ja välttämättömät tiedot, että tunnistautumistieto pystytään yhdistämään käyttäjään.

Mitä teen, kun minulla ei ole suomalaisia pankkitunnuksia?

Tunistautuminen onnistuu myös seuraavilla tunnistautumistavoilla:

  • SmartID virolaisille, latvialaisille ja liettualaisille
  • FrejaID ruotsalaisille.

Tällä hetkellä tunnistautua voi vain suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, SmartID:llä (virolaiset, latvialaiset, liettualaiset) ja FrejaID:llä (ruotsalaiset). Yritystilin voi vahvistaa vain suomalaiselle, kaupparekisterissä olevalle yritykselle. Muiden maiden kansalaisille ja kaupparekisteriin kuulumattomille sekä ulkomaalaisille yrityksille olemme kehittämässä tapaa tehdä tunnistautuminen ja yritystilin vahvistaminen. Nämä tulevat käyttöön vaiheittain ja viimeistään syksyyn 2023 mennessä.Tiedostamme tämän puutteen, ja sen vuoksi yritystilin vahvistaminen ja kortinhaltijan tunnistautuminen on tällä hetkellä valinnaista.

 

Yrityksen yhteystiedot

Mihin yrityksen yhteystietoja käytetään?

Yhteystietoja käytetään mm.

  • Palvelun käyttöä koskevien tiedotteiden lähetyksessä
  • Työsuhteiden vanhenemismuistutusten lähetyksessä
  • Harvemmin palvelun käyttöön liittyvissä yhteydenotoissa

Miksi palvelu tarjoaa yhteyshenkilöksi vain tiettyjä henkilöitä?

  • Yhteyshenkilöksi voi lisätä ainoastaan sellaisen henkilön, jolla on käyttöoikeus kyseisen yrityksen Työntekijähallintaan
  • Palvelu tarjoaa Sähköposti-kentän pudotusvalikossa ainoastaan käyttäjiä
  • Jos et löydä pudotusvalikosta haluamaasi käyttäjää/henkilöä, anna henkilölle ensin käyttöoikeudet yritystilillä ja lisää sitten yhteyshenkilöksi

Miksi yrityksen yhteyshenkilötieto on tyhjentynyt?

Jos yrityksen yhteyshenkilötieto on kadonnut Yhteystiedot-näkymästä, tarkoittaa se todennäköisesti sitä, että kyseiseltä käyttäjältä on poistettu käyttöoikeudet Yritystilillä. Lisää uusi yhteyshenkilö.

 

Valtti uudistuksen myötä tulevat uudet tietovaatimukset

Miksi toimialatieto vaaditaan?

  • Työntekijälle on lisättävä toimiala, jotta tiedämme mitä veronumerorekisteriä vasten teemme veronumerotarkastuksen.
  • Toimialatieto vaikuttaa myös Valttikorttiin
  • Jos toimialatietoa muuttaa, työntekijän Valttikortti suljetaan

Entä jos työntekijä ei työskentele rakennustyömaalla?

  • Jos yrityksenne käyttää Valttikorttia myös toimistokäytössä, voit valita Rakennusala
  • Myöhemmässä vaiheessa tuomme markkinoille myös veronumerottoman Valttikortin, jolloin toimialaa tai veronumeroa ei tarvitse ilmoittaa mikäli ei ole velvollisuutta kuulua tietyn toimialan veronumerorekisteriin.

Mikä on ulkomaalaisen työntekijän henkilönumero?

  • Ulkomaalaisen työntekijän henkilönumero on työntekijän passissa tai henkilökortissa oleva henkilönumero.
  • Työnantajan tulee pyytää tämä tieto työntekjältä itseltään.
  • Henkilönumero tarvitaan, jotta työntekijä pystyy tunnistautumaan kortin aktivoinnin yhteydessä.

Miksi työntekijän yhteystiedot vaaditaan?

  • Työntekijän yhteystiedot tarvitaan uuden Valttikortin tilausta varten.
  • Uusi Valttikortti pitää vahvistaa kortinhaltijan tunnistautumisella.
  • Tarvitsemme tunnistautumislinkin lähetystä varten joko työntekijän sähköpostin tai puhelinnumeron.

Mikä on työntekijän yhteyshenkilö ja miksi se vaaditaan?

Ks. kappale Työntekijän yhteyshenkilö

 

Työntekijän yhteyshenkilö

Mikä on työntekijän yhteyshenkilö?

  • Työntekijähallinnassa jokaisella työsuhdetiedolla on yhteyshenkilö.
  • Yhteyshenkilönä voi olla ainoastaan käyttäjä, jolla on käyttöoikeus kyseisen yrityksen Työntekijähallintaan.
  • Työntekijän yhteyshenkilö lisätään tai päivitetään Lisää työntekijä-näkymässä tai Muokkaa työntekijää -näkymässä.
  • Molemmissa näkymissä yhteyshenkilötieto löytyy näkymän yläosasta Työsuhteen tiedot osiosta.
  • Palvelu tarjoaa oletuksena yhteyshenkilöksi käyttäjää, joka on lisännyt työntekijän Työntekijähallintaan.
  • Ilmoita-palvelusta migroiduille työntekijöille tiedon joutuu lisäämään erikseen.

Miksi työntekijän yhteyshenkilö vaaditaan?

  • Yhteyshenkilölle lähetetään tieto vanhenevasta työsuhteesta
  • Yhteyshenkilöön ollaan yhteydessä, jos työntekijän tietoja pitää korjata
  • Yhteyshenkilölle saatetaan lähettää tärkeitä palvelun käyttöön liittyviä tiedotteita
  • Yhteyshenkilötieto auttaa käyttäjiä tiedon hallinnoinnissa, voit suodattaa päänäkymän suodatinvalikostaOmat työntekijät

Miten päivitän yhteyshenkilön, jos työntekijöitä on paljon?

  • Voit lisätä yhteyshenkilön useammalle työntekijälle kerralla käyttämällä Tuo/vie -toiminnallisuutta.
  • Tuo yhteyshenkilötieto lataamalla ensin esimerkkitiedosto ja täyttämällä siihen työntekijän veronumero ja yhteyshenkilön käyttäjätunnus.
  • Tuo tiedosto sen jälkeen palveluun Tuo työntekijätietoja-painikkeesta.

Tässä voit hyödyntää myös Vie -toimintoa, jolla saat ladattua kaikki palveluun lisätyt työntekijätiedot Exceliin tai Csv-tiedostoon.

 

Miksi työtekijän yhteyshenkilötieto on poistunut?

Jos yhteyshenkilötieto on tyhjentynyt, tarkoittaa se todennäköisesti sitä, että yhteyshenkilönä olleelta käyttäjältä on poistettu käyttöoikeudet Yritystilillä. Lisää uusi yhteyshenkilö.

 

Veronumero ja työsuhteen vahvistaminen

Miksi joudun vahvistamaan työsuhteen?

  • Työsuhde on vahvistettava vähintään kahden vuoden välein, jotta voimme varmistaa veronumeron pysymisen rakennusalan veronumerorekisterissä.
  • Verohallinto suorittaa säännöllisesti rekisterin siivouksia, jolloin rekisteristä poistetaan kaikki ne veronumerot, jotka eivät ole esiintyneet viimeisen kahden vuoden aikana työmaiden työntekijäraporteilla.
  • Vahvistamalla työsuhteen vahvistat, että kyseisen työntekijän veronumero tulee säilyttää verohallinnon rekisterissä.
  • Rekisterin siivousten yhteydessä Vastuu Group varmistaa kaikkien vahvistettujen työsuhteiden osalta, että veronumero säilyy rekisterissä.

Miten vahvistan työsuhteen?

Katso ohjeet työsuhteen vahvistamiseen täältä.

 

Miksi veronumero jäi Odottaa tilaan?

Veronumeron tarkastuksessa on toisinaan pientä viivettä. Päivitä sivua, jos työntekijän veronumero ja Odottaa-tilaan.

 

Työntekijän valokuva

Miten saan kuvan käännettyä oikein päin?

  • Avaa työntekijän tiedot muokkaus-tilassa
  • Klikkaa kuvan alta Muokkaa
  • Muokkauspainikkeet avautuvat kuvan alle ja voin nuolista kääntää kuvaa haluamaasi suuntaan
  • Tallenna

Miksi työntekijän kuva ei päivity työntekijälistaan?

Työntekijän pikkukuvan päivittyminen työntekijälistaan saattaa viedä hetken. Voit siirtyä Valttitilaukseen vaikka kuvaa ei heti näy työntekijälistassa.

 

Miksi Työntekijähallinnastani puuttuu osalta työntekijöistä valokuvat?

Jos yhdeltä tai useammalta työntekijältäsi puuttuu valokuva Työntekijähallinta-palvelusta, on syynä se, että entiseen Ilmoita-palveluun lisätty valokuva ei täytä Työntekijähallinta-palvelun kuvavaatimuksia. Valttikortin uudistuksen yhteydessä päivitimme kortin kuvavaatimuksia.

 

Ilmoita-palvelun tietojensiirron yhteydessä Työntekijähallinta-palveluun tarkastimme kaikkia valokuvia koskevat tekniset ja laadulliset vaatimukset automaattisesti. Tästä johtuen osa vanhoista Ilmoita-palveluun lisätyistä valokuvista ei siirtynyt Työntekijähallinta-palveluun, koska ne eivät täytä enää vaadittuja kuvavaatimuksia.

 

Valttikorttipalvelun valokuvaohje neuvoo, miten lisäät vaatimukset täyttävän valokuvan. Kuvaohjetta sovelletaan kaikkiin kasvokuviin, joita käytetään Valttikorteissa.

 

Tuo ja vie toiminnallisuudet

Miten saan työntekijän tiedot ladattua ulos?

Tuo/vie -painikkeen takaa pudotusvalikosta löytyy Vie tiedostoon vaihtoehto. Klikkaamalla Vie tiedostoon, saat ladattua kaikki yrityksen työntekijätiedot Excel tai Csv tiedostoon.