Valvoja Lite -lisenssin käyttö

• Sisäänkirjautuminen
• Uuden valvontalistan perustaminen
• Vastuuhenkilöt
• Valvontalistat-valikko
• Valvottavan yrityksen lisääminen
• Usean yrityksen lisääminen valvontalistalle
• Yritysten valvonta
• Ketjunäkymä
• Yrityksen tietojen tarkistaminen
• Yrityksen poistaminen valvontalistalta
• Muistiinpanokentät

• Seurannan päättäminen

Toistaiseksi Valvoja-palvelu on saatavilla vain suomeksi.

Sisäänkirjautuminen

Kirjaudu sisään tilillesi ja valitse asiakasportaalin etusivulta Valvoja Lite, Siirry Valvojaan -->

Valvoja avautuu aina päänäkymään. Valvonta -välilehdeltä löydät luodut valvontalistat ja valvottavat kohteet.

Valvonta pähkinänkuoressa

Valvonta tapahtuu neljässä päävaiheessa:

1. Luo valvontalista
2. Lisää vastuuhenkilöt
3. Lisää yritykset
4. Valvo valvontalistan yritysten tietoja

 

Uuden valvontalistan luominen

Valvonta -välilehdellä +Luo uusi valvontalista.

Kuva: Uuden valvontalistan luominen

Syötä kohteen keskeiset tiedot:

• Valvontalistan nimi (pakollinen tieto)
• Tunniste (esimerkiksi oman organisaation projekti, kiinteistö tai työmaatunnus)

Voit halutessasi lisätä myös osoitetiedot jos kyseessä on esim. työmaa, sekä lisätä listaa koskevia muistiinpanoja.

• Katuosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Muistiinpanot

Valitse alla olevasta valikosta haluamasi Vastuuhenkilöt. 

• Vastuuhenkilöt valitaan lisäämällä halutut henkilöt listalta. Listalla näkyvät ainoastaan Valvoja-palveluun luvitetut käyttäjät.
• Kun tarvittavat tiedot on kirjattu, valvontalista lisätään painikkeesta Vahvista.

Huomaathan, että aloituspäivämäärä ei voi koskaan olla menneisyydessä, koska automaattista valvontaa ei voi tehdä takautuvasti.

Aloituspäivä on automaattisesti se päivä, jolloin valvontalista on luotu.

Kuva: Listan tiedot

Vastuuhenkilöt

Vastuuhenkilö vastaanottaa sähköpostihälytykset seurattavien yritysten uusista selvitettävistä tiedoista. Vastuuhenkilöiksi kannattaa lisätä useampi kuin yksi henkilö.

 

Vastuuhenkilöksi voidaan valita kuka tahansa Valvoja-palveluun luvitettu käyttäjä. Käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia hallitaan tilin ”Käyttäjähallinta”-näkymässä.

 

Valvoja-palvelussa sekä pää- että peruskäyttäjä pystyy lisäämään ja muokkaamaan kohteita.

 

Valvontalistat-valikko

Näkyvien valvontalistojen määrää voidaan rajata käyttämällä Valvoja‑välilehden päänäkymän Näytä‑valintaa.

Näytä
Omat aktiiviset listat	Valikossa näkyy ainoastaan aktiiviset valvontalistat, joissa käyttäjä on vastuuhenkilönä
kaikki aktiiviset listat	Valikossa näkyy kaikki tilin aktiiviset kohteet
Arkistoidut listat	Valikossa näkyy kaikki tilin päättyneet kohteet

Kuva: Valvontalistat-valikko

Valvottavan yrityksen lisääminen

Lisää valvottava yritys listalle valitsemalla ensin haluttu valvontalista valikosta. Tämän jälkeen lisätään valvottava yritys Lisää yritys -painikkeella.

1. Syötä Nimi tai tunniste Hae listaa hakukenttään. 

Kuva: Listan hakeminen tunnisteella 

2. Valitse painike + Lisää yritys valvontaan 

Kuva: Lisää yritys valvontaan

3. Lisää yritys valvontaan

Voit hakea yritystä Hae yritystä -painikkeesta Nimellä tai y-tunnuksella.

Kuva: Yrityksen hakeminen nimellä tai y-tunnuksella

Y-tunnus haulla löytyy yksi yritys, joka voidaan liittää valvontaan painamalla vasemmalle ilmestyvää painiketta ja valitsemalla Jatka.

 

Kuva: Yhden yrityksen lisääminen valvontaan

Avautuu valvontaan lisättävän yrityksen Yrityskortti.

Kuva: Valvontaan lisättävän yrityksen Yrityskortti

1. Määrittele yrityksen rooli ketjussa:

• Suora sopimuskumppani
• Epäsuora alihankkija

2. Syötä vapaaehtoiset toimittajan yhteyshenkilötiedot 

• Nimi (Yrityksessä työskentelevä henkilö)
• Sähköposti
• Puhelinnumero

2. Lisää yritys valvontalistalle painamalla oikealle ilmestyvää Aloita valvonta -painiketta.

Huomaathan:

• Valvontaa ei voida aloittaa menneisyydessä.
• Aikaisin mahdollinen aloituspäivä on nykyinen päivämäärä.
• Seuranta täytyy aina käydä päättämässä palvelussa.
• Valvonta on aloitettava viimeistään sopimuksentekovaiheessa tilaajavastuulain velvoitteen täyttymiseksi.
• Keskeisin asia on sopimuksen laatimishetkellä tarkistettu ja arkistoitu voimassa oleva raportti.
• Yli vuoden kestävissä sopimussuhteissa valvonnan on oltava säännöllistä.
• Tilaajavastuutiedot on tarkastettava vähintään kerran vuodessa.
• Rakennusteollisuus RT Ry:n suositus on, että tiedot tarkastetaan vähintään kerran kolmessa kuukaudessa.
  
  

Usean yrityksen lisääminen valvontalistalle 

Voit nopeuttaa valvottavien yritysten tietojen tuomista lisäämällä yritykset seurantaan valitsemalla Tuo useita y-tunnuksia. 

Erota y-tunnukset toisistaan välilyönnillä, pilkulla tai puolipisteellä tai laita ne eri riveille.

Kun kaikki y-tunnukset on syötetty, valitse Jatka.

Huomaathan, että yritysten y-tunnusten täytyy olla seuraavassa muodossa 1234567-8, jotta järjestelmä hyväksyy ne.

Kuva: Useamman yrityksen hakeminen

Lisää yritykset valvontaan, valitsemalla yritykset vasemmalle ylhäällä olevasta painikkeesta. 

Kun yritykset on valittu, siirry painikkeeseen Aloita valvonta.

Kuva: Useamman yrityksen lisääminen valvontaan

Huom! Excel -tuonti ei ole mahdollista.

 

Ketjunäkymä

Valvoja Lite -lisenssissä ketjunäkymä on visuaalisesti toteutettu numeroittain.

• Ketjunäkymä näkyy listanäkymässä numeroittain 1.-4

Kuva: Ketjunäkymä Valvoja Lite -lisenssissä

Yritysten valvonta

Tilaajavastuutiedot

• Valvontalistalle lisättyjen yritysten tilaajavastuuraportit arkistoidaan, kunnes yritykset poistetaan valvontalistalta tai Valvoja-palvelu lopetetaan.
• Jokaisen valvottavan yrityksen yrityskortilla on oma painike, josta pääsee tarkastelemaan raportteja.
• Tilaajavastuun tulkinnan väri ja nimi osoittavat yrityksen viimeisimmän tilaajavastuuraportin tilan.
• Valvoja lähettää ilmoituksen valvontalistan vastuuhenkilölle, jos yrityksen tila valvontalistalla muuttuu huonompaan. Myös Luotettava Kumppani –asiakkaalle ilmoitetaan puutteista.

 

Kuva: Yritysraportin avaaminen valvontalistalta

Tilaajavastuun tulkinnan väri ja nimi osoittavat yrityksen viimeisimmän tilaajavastuuraportin tilan

Kysymysmerkki -ikonista avautuu lisätiedot kenttä, joka kertoo:

• Luotettava Kumppani tilaajavastuuraportin tilan

• Jos yritys on poistunut Luotettava Kumppani -palvelusta

• Lisätiedot tilajaavastuuraportin tulkinnoista.

 

Kuva: Tilajaavastuuraportin tulkinta

Kun haluttu yritys on valittu valvontalistalta, avautuu yrityksen Yrityskortti. Tarkasta kaikki tiedot -painikkeesta avautuu Luotettava Kumppani -raportti.

Kuva: Yrityskortti

Tilapainikkeiden värit ja tulkinnat:

Kuva: Tilaajavastuu ja Kokonaistila värit ja tulkinnat

Kuva: Listanäkymän valvottavien yritysten Tilajaavastuu ja Kokonaistila tulkinnat

Kokonaistilatiedot

Luotettava Kumppani tilaajavastuutietojen tilan oikealla puolella näkyy yrityksen Luotettava Kumppani -raportin kokonaistila, jos kyseinen yritys on tilannut palvelun.

Kuva: Luotettava Kumppani kokonaistila

Lue lisää kokonaistiloista täältä.

 

Yrityksen tietojen tarkistaminen

Voit tarkastella yritystä ja sen tilatietoja seuraavasti:

 

• Klikkaa yrityksen nimeä mistä tahansa listanäkymästä.

• Avautuu Yrityskortti.

• Yrityskortin Tila -välilehdeltä näet kaikki tilatulkinnat.

• Voit halutessasi avata myös viimeisimmät tilaajavastuuraportin Tarkasta kaikki tiedot -painikkeesta.

Kuva: Yrityksen tietojen tarkistaminen, Yrityskortti

Muistiinpanokentät

Valvontalistalle ja listalla oleville yrityksille on mahdollista lisätä omia muistiinpanoja tekstikenttään. Valvontalistalle voi lisätä muistiinpanoja listaa luodessa ja aktiivisen valvontalistan muistiinpanokentän löytää valitsemalla ’Muokkaa valvontalistan tietoja’. Yksittäiselle seurattavalle yritykselle pääsee lisäämään muistiinpanoja klikkaamalla ensin yrityksen nimeä. Avautuvassa näkymässä alimmaisena on muistiinpanoille varattu tekstikenttä.

Muistiinpanokentät näkyvät kaikille yrityksesi Valvojaa käyttäville, eli lisääthän vain sellaista lisätietoa, jonka kaikki muutkin Valvojaa käyttävät saavat nähdä. Kentät ovat myös kaikkien Valvojaa käyttävien muutettavissa.

 

Seurannan päättäminen

Valvottavan yrityksen seurannan päättäminen

Klikkaa yrityksen nimeä mistä tahansa listanäkymästä.

• Avautuu Yrityskortti.

• Voit lopettaa yrityksen valvonnan Lopeta valvonta -painikkeesta.

• Yritys siirtyy valvontalistan Valvonta lopetettu -tilaan ja löydät sen jatkossa samalta valvontalistalta Valvonta lopetettu -suodattimella.

Yrityksestä ei enää lähde hälytysviestejä sen tilamuutoksista.

Kaikki arkistoidut raportit säilyvät edelleen ja on löydettävissä.

Kuva: Seurattavan yrityksen Yrityskortti ja valvonnan lopettaminen

 

Valvottavan yrityksen poistaminen valvontalistalta

Yksittäisen yrityksen voi poistaa valvontalistalta, kun sen valvonta on lopetettu.

• Näytä yritykset –> Valvonta lopetettu

 

Kuva: Yrityksen poistaminen kokonaan

Yrityksen poistamiseksi kohteesta paina seurattavan yrityksen nimeä ja valitse Poista yritys listalta.

Mikäli haluat suorittaa toimenpiteen loppuun, paina avautuvasta ponnahdusikkunasta uudestaan Poista yritys ja raportit.

Kuva: Yrityksen poistaminen valvontalistalta

Poistamisen yhteydessä tuhotaan kaikki seurantajakson aikana talletetut raportit.

• Mikäli yritys on ketjutettu ja sen alla on muita kumppaneita, myös näiden yritysten tiedot poistetaan.

 

Valvontalistan sulkeminen

Valvontalistan seuranta ei pääty automaattisesti, eikä sille voi asettaa päättymisaikaa. Valvontalista pitää erikseen arkistoida:

• Avaa valvontalista.
• Muokkaa valvontalistaa.
• Klikkaa Lopeta listan valvonta.
• Vahvista.
• Arkistoitu valvontalista löytyy jatkossa Valvonta -välilehden Näytä arkistoidut listat.

 

Kuva: Valvontalista päättäminen, ”Lopeta listan valvonta”

 

Kun arkistoit listan

• Valvonnan ajalta tallennetut raportit säilyvät.
  
  

Kuva: Valvontalistan seurannan päättäminen

HUOM! Arkistoitua listaa ei voi palauttaa.

Kuva: Arkistoidut listat