Användning av Valvoja Lite

För närvarande finns tjänsten Valvoja endast tillgänglig på finska.

• Inloggning
• Skapa en ny bevakningslista
• Ansvarspersoner
• Menyn Bevakningslistor
• Lägga till ett företag för bevakning
• Lägga till flera företag på en bevakningslista
• Kedjevy
• Företagsbevakning
• Granska företagsuppgifter
• Ta bort ett företag från en bevakningslista
• Arkivering av rapporter 
• Anteckningsfält
• Avsluta uppföljning

Inloggning

Logga in på ditt konto och välj Valvoja Lite på startsidan i kundportalen genom att klicka på Siirry Valvojaan (Gå till Valvoja) -->

Valvoja öppnas alltid i huvudvyn. På fliken Valvonta (Bevakning) hittar du de skapade bevakningslistorna och de bevakade objekten.

Bevakning i korthet

Bevakningen sker i fyra huvudsteg:

1. Skapa en bevakningslista
2. Lägg till ansvarspersoner
3. Lägg till företag
4. Bevaka uppgifterna för företagen på bevakningslistan

Skapa en ny bevakningslista

På fliken Bevakning, välj  +Luo uusi valvontalista (+ Skapa ny bevakningslista).

  

Ange de viktigaste uppgifterna för objektet:

• Bevakningslistans namn (obligatoriskt)
• Identifierare (till exempel projekt, fastighet eller arbetsplatsnummer inom den egna organisationen)

Du kan även, om du vill, ange adressuppgifter om objektet till exempel är en byggarbetsplats, samt lägga till anteckningar om listan.

• Gatuadress
• Postnummer
• Postort
• Anteckningar

Välj önskade Vastuuhenkilöt (Ansvarspersoner) i menyn nedan.

• Ansvarspersoner väljs genom att lägga till önskade personer från listan. Endast användare som har behörighet till Valvoja-tjänsten visas i listan.
• När de nödvändiga uppgifterna har angetts läggs bevakningslistan till genom att klicka på Vahvista (Bekräfta).

Observera att startdatumet aldrig kan ligga i det förflutna eftersom automatisk bevakning inte kan utföras retroaktivt.

Startdatumet är automatiskt samma dag som bevakningslistan skapades.

 

Ansvarspersoner

Ansvarspersonen får e-postaviseringar om nya uppgifter som kräver åtgärd för de bevakade företagen. Det rekommenderas att lägga till fler än en ansvarsperson.

Vem som helst med behörighet till Valvoja-tjänsten kan väljas som ansvarsperson. Användarkonton och behörigheter hanteras i kontots vy  ”Käyttäjähallinta” (Användarhantering).

I Valvoja-tjänsten kan både huvudanvändare och grundanvändare lägga till och redigera objekt.

Ansvarspersoner kan läggas till och redigeras separat för varje lista i Valvoja:

1. Välj bevakningslistan (valvontalista)
2. Redigera --> Redigera listans inställningar --> Lägg till ansvarspersoner --> Spara ändringar

Menyn Bevakningslistor

Antalet synliga bevakningslistor kan begränsas med alternativet Näytä (Visa).

Näytä (Visa)
Omat aktiiviset listat (Mina aktiva listor)	Visar endast aktiva bevakningslistor där användaren är ansvarsperson.
Kaikki aktiiviset listat (Alla aktiva listor)	Visar alla aktiva objekt på kontot.
Arkistoidut listat (Arkiverade listor)	Visar alla avslutade objekt på kontot.

 

Lägga till ett företag för bevakning

För att lägga till ett företag i en bevakningslista väljer du först den önskade bevakningslistan i menyn. Lägg sedan till företaget genom att klicka på Lisää yritys (Lägg till företag).

1. Ange namn eller identifierare i sökfältet Hae listaa (Sök lista).
   
   
2. Välj  + Lisää yritys valvontaan (+ Lägg till företag för bevakning).
   
   
3. Lägg till företaget för bevakning.

Du kan söka efter företag via  Hae yritystä (Sök företag) med Nimellä tai y-tunnuksella (namn eller FO-nummer).

En sökning med FO-nummer ger ett företag som resultat. Företaget kan läggas till i bevakningen genom att välja knappen som visas till vänster och sedan välja Jatka (Fortsätt). 

 

Därefter öppnas det företagets Yrityskortti (Företagskort). 

Definiera företagets roll i kedjan

• Suora sopimuskumppani = Direkt avtalspart

• Epäsuora alihankkija = Indirekt underleverantör

Ange frivilliga kontaktuppgifter för leverantörens kontaktperson:

• Nimi (Yrityksessä työskentelevä henkilö) = Namn (person som arbetar i företaget)
• Sähköposti = E-postadress
• Puhelinnumero = Telefonnummer

Lägg till företaget på bevakningslistan genom att klicka på  Aloita valvonta (Starta bevakning som visas till höger.

Observera

• Bevakning kan inte startas retroaktivt.
• Tidigaste möjliga startdatum är dagens datum.
• Uppföljningen måste alltid avslutas i tjänsten.
• Bevakning ska inledas senast vid avtalstillfället för att uppfylla skyldigheterna enligt lagen om beställaransvar.
• Det viktigaste är att en giltig rapport har granskats och arkiverats när avtalet upprättas.
• Vid avtalsförhållanden som varar längre än ett år måste bevakningen vara regelbunden.
• Uppgifterna om beställaransvar ska granskas minst en gång per år.
• Byggindustrin RT rf rekommenderar att uppgifterna granskas minst en gång var tredje månad.

Lägga till flera företag på en bevakningslista

Du kan påskynda importen av företag genom att välja Tuo useita y-tunnuksia (Importera flera FO-nummer).

Separera FO-numren med mellanslag, komma eller semikolon, eller ange varje FO-nummer på en egen rad. När alla FO-nummer har angetts väljer du Jatka (Fortsätt). 

Obs! FO-numren måste anges i formatet 1234567-8 för att systemet ska godkänna dem.

Lägg till företagen i bevakningslistan genom att markera dem med knappen i det övre vänstra hörnet.

När företagen har valts, välj Aloita valvonta (Starta bevakning). 

Kedjevy

Kedjevy I tjänsten Valvoja Lite visas kedjevyn visuellt med nummer.

• Kedjevyn visas i listvyn med nivåerna 1-4.

Företagsbevakning

Uppgifter om beställaransvar

• Beställaransvarsrapporterna för företag som har lagts till på bevakningslistan arkiveras tills företagen tas bort från bevakningslistan eller tills tjänsten Valvoja avslutas.
• Varje bevakat företags företagskort har en egen knapp för att granska rapporter.
• Färgen och namnet på statusindikatorn visar statusen för företagets senaste rapport om beställaransvar.
• Valvoja skickar en avisering till den ansvariga personen för bevakningslistan om ett företags status på bevakningslistan försämras. Eventuella brister meddelas även till kunden i tjänsten Pålitlig Partner.

Färgen och namnet på statusindikatorn visar statusen för företagets senaste rapport om beställaransvar.

Ikonen Frågetecken öppnar ett informationsfält som visar:

• Statusen för Pålitlig Partner-rapporten om beställaransvar
• Om företaget har lämnat tjänsten Pålitlig Partner
• Ytterligare information om tolkningen av rapporter om beställaransvar

När önskat företag väljs från bevakningslistan öppnas företagets Yrityskortti (Företagskort).

Via Tarkasta kaikki tiedot (Granska alla uppgifter) öppnas rapporten från Luotettava Kumppani (Pålitlig Partner).

 

 

Färger och tolkningar av statusknappar

Tilaajavastuu =  Beställaransvar 
OK = OK
Huomio = Anmärkning 
Odottaa = Väntar 
Selvitä = Utred 
Seis = Pausad 
Puutuu = Saknas 

Kokonaistila =  Övergripande status 
Huomioitavaa = Att observera 
Selvitettävää = Kräver utredning   
Tarkistettavaa = Kräver granskning 
Puutuu =  Saknas 

Bild: Beställaransvar och övergripande status – Färger och tolkningar

Bild: Tolkningar av Beställaransvar och Övergripande status för övervakade företag i listvyn 

 

Övergripande status

Om företaget har beställt tjänsten Luotettava Kumppani (Pålitlig Partner) visas den Kokonaistila (övergripande statusen) för företagets Luotettava Kumppani (Pålitlig Partner)-rapport till höger om statusen för företagets beställaransvarsuppgifter.

Granska företagsuppgifter

Du kan granska ett företag och dess statusuppgifter enligt följande:

1. Klicka på företagets namn i valfri listvy.
2. Yrityskortti (Företagskortet) öppnas.
3. På fliken Tila (Status) i företagskortet visas alla statustolkningar.
4. Du kan även öppna den senaste rapporten om beställaransvar via Tarkasta kaikki tiedot (Granska alla uppgifter).
   
   

Ta bort ett företag från en bevakningslista

Du kan ta bort ett företag från bevakningslistan enligt följande:

• Klicka på företagets namn i valfri listvy.

• Yrityskortti (Företagskortet ) öppnas.

• Gå till kortets slut och klicka på Lopeta Valvonta (Avsluta bevakning).

• Bekräfta genom att klicka på Lopeta Valvonta (Avsluta bevakning).

• Om du inte vill avsluta bevakningen, klicka på Peruuta (Avbryt).

 

Arkivering av rapporter 

Vid behov kan du ladda ner och spara rapporterna för eget bruk. För närvarande måste rapporterna sparas manuellt, eftersom nedladdning av flera rapporter samtidigt inte stöds.

Om företaget fortfarande övervakas ska du först ta bort det från bevakningslistan enligt anvisningarna under Ta bort ett företag från bevakningslistan.

Företaget flyttas därefter till listan Valvonta lopettu (Bevakning avslutad).

Öppna listan och öppna företagskortet för det företag vars rapporter du vill spara. 

1. Välj fliken Historia (Historik).

2. Öppna rapporterna en i taget via ikonen Importera. 
   
   
   
3. Luotettava Kumppani (Pålitlig Partner) -rapporten öppnas i ett separat fönster, där rapporten kan sparas i ditt eget system. 

Med funktionen Näytä raportit kaikilta valvontalistoilta (Visa rapporter från alla bevakningslistor) på fliken Historik kan du samla alla rapporter för det valda företaget från samtliga bevakningslistor på en gång. 

Bild: Visa rapporter från alla bevakningslistorAnteckningsfält

Det är möjligt att lägga till egna anteckningar både på bevakningslistan och för företag på listan. Anteckningar kan läggas till när listan skapas. För en aktiv bevakningslista hittar du anteckningsfältet genom att välja Muokkaa valvontalistan tietoja (Redigera bevakningslistans uppgifter).

För ett enskilt företag kan anteckningar läggas till genom att klicka på företagets namn. I den vy som öppnas finns ett textfält för anteckningar längst ned.

Anteckningsfälten är synliga för alla användare inom företaget som använder Valvoja. Lägg därför endast till information som alla användare får se. Fälten kan också redigeras av alla användare som använder Valvoja. Avsluta uppföljning

Avsluta uppföljningen av ett bevakat företag

Klicka på företagets namn i valfri listvy.

1. Yrityskortti (Företagskortet) öppnas.
2. Du kan avsluta företagets bevakning via Lopeta valvonta (Avsluta bevakning).
3. Företaget flyttas till statusen Valvonta lopetettu (Bevakning avslutad) på bevakningslistan och kan därefter hittas med filtret Valvonta lopetettu (Bevakning avslutad) på samma lista.

Inga fler aviseringar om företagets statusförändringar skickas. Alla arkiverade rapporter bevaras fortfarande och kan hittas senare.

 

Ta bort ett bevakat företag från bevakningslistan

Ett företag kan tas bort från bevakningslistan först när dess bevakning har avslutats.

• Näytä yritykset (Visa företag) --> Valvonta lopetettu (Bevakning avslutad)

För att ta bort företaget från objektet, klicka på företagets namn och välj Poista yritys listalta (Ta bort företag från lista).

Om du vill slutföra åtgärden, klicka återigen på  Poista yritys ja raportit (Ta bort företag och rapporter) i popup-fönstret som öppnas.

Bild: Ta bort företag från bevakningslistan

När företaget tas bort raderas alla rapporter som sparats under bevakningsperioden.

• Om företaget är kopplat i en kedja och har andra partner under sig, tas även dessa företags uppgifter bort.
  
  

 

Stänga en bevakningslista

Bevakningen av en lista avslutas inte automatiskt och det går inte att ange ett slutdatum. Bevakningslistan måste arkiveras separat:

1. Öppna bevakningslistan.
2. Muokkaa (Redigera) bevakningslistan.i
3. Klicka på Lopeta listan valvonta (Avsluta listans bevakning).
4. Vahvista (BekräftaI).
5. Den arkiverade bevakningslistan finns därefter under fliken Valvonta (Bevakning) genom valet Näytä arkistoidut listat (Visa arkiverade listor).

Bild: Avsluta en bevakningslista, ”Sluta bevaka listan” 

 

När du arkiverar listan:

• Rapporter som sparats under bevakningsperioden bevaras.

Bild: Avsluta bevakningen av en bevakningslista 

Du hittar den arkiverade listan genom att välja Näytä arkistoidut listat (Visa arkiverade listor) på fliken Bevakning.

OBS! En arkiverad lista kan inte återställas.