Pätevyyksien ja dokumenttien hallinta
Pätevyyden lisääminen työntekijälle
Oleskeluluvan lisääminen työntekijälle
Lähetetyn työntekijän todistuksen lisääminen työntekijälle
Henkilöllisyystodistuksen lisääminen työntekijälle
Dokumenttien ja pätevyyksien suodattaminen
Kuvanotto-ohjeet dokumenttia varten
Esimerkit ladattavista dokumenteista
Yrityksen logon lisääminen Valttikortille
Työntekijän ilmoittaminen Verohallinnon veronumerorekisteriin
Pätevyyksien ja dokumenttien hallinta
Tarkoitus on helpottaa urakoitsijaa hallinnoimaan ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeuden osoittavia dokumentteja sekä kaikkien työntekijöiden lupia ja pätevyyksiä. Hallinnan avulla voit jakaa edellä mainittuja tietoja halutessasi päätoteuttajille. Lisäksi urakoitsija voi lisätä yrityksensa logon Valttikortille.
Jotta pääset hallinnoimaan pätevyyksiä ja dokumentteja tulee yrityksellä olla aktiivinen Valtti-palvelupaketti (Lite, Standard tai Premium).
Pätevyyden lisääminen työntekijälle
- Mene työntekijän muokkaus -näkymään ja vieritä palkista alaspäin
- Klikkaa ”Työntekijän pätevyydet” ja ”Lisää pätevyys”
- Valitse ”pätevyyden tyyppi” -vetovalikosta pätevyys
- Lisää mistä alkaen pätevyys on voimassa
- Lisää mihin saakka pätevyys on voimassa
- Lisää pätevyyskortilla näkyvä nimi
- Lisää lopuksi kuva pätevyyskortista raahaamalla tai valitsemalla tiedosto laitteeltasi
- Kun olet valmis, paina ”Tallenna”
Oleskeluluvan lisääminen työntekijälle
- Mene työntekijän muokkaus -näkymään
- Klikkaa ”Oleskelulupakortti” ja ”Lisää uusi oleskelulupakortti”
- Täytä pakolliset tiedot
- Voimassa saakka
- Päivämäärä
- Myöntäjävaltio
- Valitse vetovalikosta
- Dokumentin numero
- Voimassa saakka
- Lataa oleskelulupakortti raahamalla tai valitsemalla tiedosto laitteeltasi
Lähetetyn työntekijän todistuksen lisääminen työntekijälle
- Mene työntekijän muokkaus -näkymään
- Klikkaa ”Lisää uusi lähetetyt työntekijän todistus”
- Lisää päivämäärä mihin saakka todistus on voimassa
- Lisää myöntäjävaltio vetovalikosta
- Lisää tiedosto raahamalla tai valitsemalla tiedosto laitteeltasi
- Kun olet valmis, paina ”Tallenna”
Henkilöllisyystodistuksen lisääminen työntekijälle
- Mene työntekijän muokkaus -näkymään
- Klikkaa ”Henkilöllisyystodistus”
- Klikkaa ”Lisää uusi henkilöllisyystodistus”
- Lisää tiedot:
- Voimassa saakka
- Mihin asti passi tai henkilökortti on voimassa
- Dokumentin tyyppi
- Valitse passi tai henkilökortti vetovalikosta
- Kansalaisuus
- Valitse kansalaisuus vetovalikosta
- Voimassa saakka
- Raahaa tai valitse tiedosto laitteeltasi
- Kun olet valmis, paina ”Tallenna”
Dokumenttien ja pätevyyksien suodattaminen
- Voit suodattaa pätevyyksiä tai dokumentteja hakukentän oikeassa reunassa olevasta suodatin-ikonista
- Pätevyyden voi suodattaa valitsemalla vetovalikosta
- Pätevyyden tyyppi
- Valitse suodatettava pätevyys vetovalikosta
- Valitse Pätevyyden tila vetovalikosta
- Voimassa
- kaikki pätevyydet
- Vanhentunut
- Vanhenemassa 30 päivän kuluessa
- Vanhenemassa kolmen kuukauden kuluessa
- Pätevyyden tyyppi
- Dokumentin voi suodattaa valitsemalla vetovalikosta
- Dokumentin tyyppi
- Henkilöllisyystodistus
- Lähetetyn työntekijän todistus
- Oleskelulupa
- Ei henkilöllisyystodistusta
- Ei lähetetyn työntekijän todistusta
- Ei oleskelulupaa
- Dokumentin tila
- Voimassa
- Kaikki dokumentit
- Vanhentunut
- Vanhenemassa 30 päivän kuluessa
- Vanhenemassa kolmen kuukauden kuluessa
- Dokumentin tyyppi
Automaattimuistutukset
- Valtti+ -järjestelmä lähettää sähköpostimuistutuksia työnantajalle, mikäli työntekijöillä on vanhenemassa olevia dokumentteja tai pätevyyksiä.
- Muistutusviestejä lähetetään kaksi kertaa kuukaudessa (kunkin kuukauden 1. ja 15. päivä).
- Muistutussähköposti lähetetään, jos muistutushetkellä työntekijän dokumentin vanhenemiseen on alle 30 päivää aikaa.
- Muistutusposteja ei lähetetä enää sen jälkeen, kun dokumentti on vanhentunut.
- Muistutusviesti lähtee sekä työntekijähallinnan "Yhteystiedot"- sivulla määriteltyyn yrityksen sähköpostiosoitteeseen että työntekijäkohtaisesti määriteltyyn "Työntekijän yhteyshenkilö" -käyttäjän osoitteeseen. Työntekijälle itselleen viestiä ei lähetetä.
- Viestin sisällössä kerrotaan työnantajayrityksen nimi sekä tieto siitä kuinka monella henkilöllä on vanhenevia dokumentteja, mutta työntekijöiden nimiä ei kerrota sähköpostissa.
Kuvanotto-ohjeet dokumenttia varten
- Hyväksytyt tiedostomuodot: PDF, jpeg, jpg ja png
- Ota kuva suoraan dokumentin yläpuolelta
- Vältä heijastuksia, älä käytä salamaa
- Rajaa kuva niin, että kuvassa ei näy muuta kuin pyydetty dokumentti
- Ota aina kuva molemmilta puolilta korttia / passia / todistusta
- Tiedoston maksimikoko on 10 MB
- Jos lataat monisivuista dokumenttia, niin ota jokaisesta oma kuvatiedosto, lisää tiedostot oikeassa järjestyksessä
- PDF-tiedosto saa olla monisivuinen
- Huomioithan, että työnantaja on vastuussa dokumenttien luettavuudesta
Esimerkit ladattavista dokumenteista
Oleskelulupakortti
Henkilöllisyystodistus
- Passi
- Henkilökortti
Lähetetyn työntekijän todistus
Pätevyyskortti
Tiedonjako
Valtti+ -palvelun tilannut yritys voi antaa oikeuksia pääasiassa päätoteuttajayrityksille hakea työntekijään liittyviä tietoja. Tämän voi tehdä ”Tiedonjako”-välilehdeltä
- Valitse ”Luvita uusi yritys noutamaan tietoja”
- Lisää kenttään ”Hae yritystä” y-tunnus, jolle haluat antaa luvan
- Luvituksen voi antaa yritykselle jolla on Yritystili
- Hae yritys ja kun se löytyy, klikkaa yritystä ja paina lopuksi "Hyväksy"
- Voit lopettaa tiedonjaon painamalla yrityksen perässä olevaa ”Lopeta tiedonjako” -nappia
Voit myös antaa luvan jakaa tiedot kaikille kysyjille. Tämä valinta ohittaa yksittäin luvitetut tilaajat.
Yrityksen logon lisääminen Valttikortille
Valtti-palvelupaketin omaava yritys voi nyt myös lisätä logonsa Valttikortille. Logon voi lisätä logoeditorilla tilausta tehdessä. Logon tulee Valttikortin oikeaan alakulmaan mustavalkoisena.
Voit lukea logon lisäämisestä lisää Korttipalvelun ohjeissa tästä linkistä
Työntekijän ilmoittaminen Verohallinnon veronumerorekisteriin
Valtti-palvelupakeitn omaava yritys voi nyt ilmoittaa suoraan Työntekijähallinnasta suomalaisia työntekijöitään joko laivanrakennusalan veronumerorekisteriin tai rakennusalan veronumerorekisteriin.
Voit käyttää tätä toimintoa joko työntekijän muokkausnäkymästä valokuvan alta tai sitten suoraan työntekijälistassa klikkaamalla "Veronumero tila" -kolumnissa olevaa "Ei rekisterissä" statusta.
Tietolähteet:
- Työnantaja = Pätevyys tai dokumentti on työntekijän työnantajan lisäämä
- Kouluttaja = Pätevyys on kouluttajan lisäämä
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mistä tiedän, että lisenssi on voimassa?
- Tiedonjako-välilehti näkyy Työntekijähallinnassa
- Pätevyydet -kolumni näkyy Työntekijähallinnassa
Mikä on palvelussa pätevyyksien ja dokumenttien lähde?
- Lähteenä toimii työnantaja
- Poikkeuksena pätevyydet, jotka saadaan suoraan kouluttajilta
Mistä näen dokumentin lähteen?
- Dokumenttien yhteydessä mainitaan lähde, joka voi olla esimerkiksi työnantaja tai kouluttaja
Mitä tarkoitusta varten palvelussa olevia tietoja kerätään?
- Lakisääteiset velvoitteet, jotka tulevat työturvallisuuslaista sekä ulkomaalaislaista sekä laki lähetetystä työntekijästä sekä yleisistä turvallisuuskäytännöistä
Paljonko Valtti+ -lisenssi maksaa?
- Yritykselle, jolla on yksi työntekijä Työntekijähallinnassa 50e vuodessa
- Yritykselle, jolla on useampi kuin 1 työntekijä Työntekijähallinnassa 250e vuodessa
Hyödyllisiä linkkejä
Lisätietoa palvelusta verkkosivuillamme