- Sisäänkirjautuminen
- Uuden kohteen perustaminen
- Vastuuhenkilöt
- Kohdelista
- Valvottavan yrityksen lisääminen
- Usean yrityksen lisääminen seurantalistalle (Excel)
- Yritysten valvonta
- Yrityksen tietojen tarkistaminen
- Dun & Bradstreet rating
- Sähköpostimuistutukset
- Seurannan päättäminen
Toistaiseksi Valvoja-palvelu on saatavilla vain suomeksi.
Sisäänkirjautuminen
Kirjaudu sisään yritystilillesi ja valitse etusivulta Valvoja-palvelu.
Valvoja avautuu aina päänäkymään, joka on jaettu kahteen sarakkeeseen, vasemmalta löytyvät valvottavat kohteet ja oikealta valitussa kohteessa valvottavat yritykset.
Valvonta pähkinänkuoressa
Valvonta tapahtuu neljässä päävaiheessa:
- Luo kohde
- Lisää vastuuhenkilöt
- Lisää yritykset
- Valvo kohdelistan yritysten tietoja
Uuden kohteen perustaminen
Perusta kohde Uusi kohde -painikkeella päänäkymässä. Syötä kohteen keskeiset tiedot ja valitse oikealla olevasta valikosta haluamasi vastuuhenkilöt. Kohteen tunniste voi olla esimerkiksi oman organisaation projekti, kiinteistö tai työmaatunnus.
Huomaathan, että aloituspäivämäärä ei voi koskaan olla menneisyydessä, koska automaattista valvontaa ei voi tehdä takautuvasti.
Päättymispäivämäärä voi olla arvio hankkeen kestosta. Mikäli kohteen kesto venyy yli asetetun päivämäärän, lähtee siitä sähköposti kohteen vastuuhenkilöille. Vaikka päättymispäivä ylittyy, niin kohdetta ei suljeta eikä valvontaa päätetä. Päättymispäivää voi siirtää myöhemmin eteenpäin. Aloituspäivää ei voi muuttaa enää jälkeenpäin.
Uuden kohteen lisääminen
Vastuuhenkilöt
Vastuuhenkilö vastaanottaa sähköpostihälytykset seurattavien yritysten uusista selvitettävistä tiedoista. Vastuuhenkilöiksi kannattaa lisätä useampi kuin yksi henkilö.
Vastuuhenkilöksi voidaan valita kuka tahansa Valvoja-palveluun luvitettu käyttäjä. Käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia hallitaan yritystilin ”Käyttäjähallinta”-näkymässä.
Valvoja-palvelussa sekä pää- että peruskäyttäjä pystyy lisäämään ja muokkaamaan kohteita.
Kohdelista
Näkyvien kohteiden määrää voidaan rajata käyttämällä päänäkymän vasemmassa laidassa olevaa valintaa.
|
Valinta |
|
|
Näytä omat aktiiviset |
Kohdelistassa näkyy ainoastaan aktiiviset kohteet, joissa käyttäjä on vastuuhenkilönä |
|
Näytä kaikki aktiiviset |
Kohdelistassa näkyy kaikki tilin aktiiviset kohteet |
|
Näytä kaikki päättyneet |
Kohdelistassa näkyy kaikki tilin päättyneet kohteet |
Valvottavan yrityksen lisääminen
Lisää valvottava yritys kohteeseen valitsemalla ensin haluttu kohde listalta. Tämän jälkeen lisätään valvottava yritys Lisää yritys -painikkeella.
- Syötä yrityksen nimi tai y-tunnus hakukenttään, ja valitse Hae yritys.
Yrityksen hakeminen
Haulla Vastuu Group Oy löytyy yksi yritys, joka voidaan liittää valvontaan painamalla oikealle ilmestyvää painiketta
- Lisää yritys valvontalistalle painamalla oikealle ilmestyvää painiketta.
- Syötä vapaaehtoiset toimittajan yhteyshenkilötiedot ja määrittele mahdolliset sopimusketjut. Määritä seurannan päättymispäivämäärä toistaiseksi voimassa olevaksi mikäli et tiedä tarkkaa päättymispäivää. Vaikka päättymispäivä ylittyy, ei valvontaa päätetä.
Huomaathan:
- Valvontaa ei voida aloittaa menneisyydessä.
- Aikaisin mahdollinen aloituspäivä on nykyinen päivämäärä.
- Seuranta täytyy aina käydä päättämässä palvelussa.
- Valvonta on aloitettava viimeistään sopimuksentekovaiheessa tilaajavastuulain velvoitteen täyttymiseksi.
- Keskeisin asia on sopimuksen laatimishetkellä tarkistettu ja arkistoitu voimassa oleva raportti.
- Yli vuoden kestävissä sopimussuhteissa valvonnan on oltava säännöllistä.
- Tilaajavastuutiedot on tarkastettava vähintään kerran vuodessa.
- Rakennusteollisuus RT Ry:n suositus on, että tiedot tarkastetaan vähintään kerran kolmessa kuukaudessa.
Usean yrityksen lisääminen seurantalistalle (Excel)
Voit nopeuttaa valvottavien yritysten tietojen tuomista lisäämällä yritykset seurantaan Excel-tuonnin avulla. Lista lisätään kohteeseen valitsemalla Valvoja-palvelun päänäkymästä kohde ja painamalla sen jälkeen Lisää yritys -painiketta. Valitse tämän jälkeen kohta Excel-tuonti. Tätä kautta voit myös ladata itsellesi valmiin Excel-pohjan. Minimivaatimus Excel-tuonnille on listaus valvottavien yritysten y-tunnuksista. Tällöin tuotujen yritysten valvonta menee automaattisesti seurataan toistaiseksi -tilaan.
Usean yrityksen Excel-tuonti
Huomaathan, että yritysten y-tunnusten täytyy olla seuraavassa muodossa 1234567-8, jotta järjestelmä hyväksyy ne. Kaikki listalta löytyvät yritykset näytetään vielä ennen lisäämistä, jolloin lisäys voidaan hyväksyä painamalla Lisää yritykset tai peruuttaa lisäys.
Yritysten valvonta
Valvontalistalle lisättyjen yritysten yritysraportit arkistoidaan, kunnes yritykset poistetaan kohteelta tai Valvoja-tili lopetetaan. Jokaisen valvottavan yrityksen kohdalla rivin lopussa on oma painike, josta pääsee tarkastelemaan raportteja. Painikkeen väri ja nimi osoittavat yrityksen viimeisimmän raportin tilan. Mikäli yrityksellä on pientä verovelkaa (500 – 10 000 euroa), tulee siitä ilmoitus Valvojan päänäkymään ja raporttiin. Tässä tapauksessa tulkinnan vasemmalle puolelle lisätietoja-sarakkeeseen tulee €-symboli (ks. kuvakaappaus alla). Pieni verovelka ei vaikuta raportin päätulkintaan.
Yritysraportin avaaminen valvontalistalta
Pientä verovelkaa -symboli
Tilapainikkeiden värit ja tulkinnat:
= STOP
Tietolähteiden perusteella tilaajavastuulain edellyttämät tiedot eivät ole kunnossa!
= SELVITÄ
Tietolähteiden perusteella tilaajavastuulain edellyttämissä tiedoissa on selvitettävää!
= TIETOJA ODOTETAAN
Yrityksen tiedoista puuttuu tieto tai tietoa odotetaan tietolähteestä. Pyydä lisäselvitys ja pyydä toimittajaa ilmoittamaan tieto raportin täydentämiseksi.
= HUOMIOI
Yrityksen ilmoituksen mukaan ei velvollisuutta kuulua rekisteriin.
= OK
Tietolähteiden perusteella tilaajavastuulain edellyttämät tiedot ovat kunnossa.
= YRITYS EI OLE LIITTYNYT LUOTETTAVA KUMPPANI -PALVELUUN
Suosittele yritys liittymään Luotettavaksi Kumppaniksi valitsemalla Lähetä Kutsu-välilehti.
Yrityksen tietojen tarkistaminen
Kun painat tila-painiketta ja sen jälkeen valitset yrityksen tiedot -välilehden, avautuu ikkuna, jossa voit tarkastella ja muuttaa yrityksen tietoja ja lopettaa yrityksen seurannan. Seurannan lopettaminen tarkoittaa, että kyseistä yritysraporttia ei enää päivitetä, mutta aiemmin noudetut raportit säilyvät raporttiarkistossa, kunnes valitset Yrityksen tiedot -kohdasta Poista yritys.
Näkymästä voit muuttaa myös valvontajakson kestoa. Vastuuhenkilö saa sähköpostimuistutuksen, kun kohteen päättymisaika on ylitetty.
Dun & Bradstreet Rating
Tilaajavastuulain edellyttämien tietojen lisäksi Valvojassa on mahdollista seurata toimittajien luottoluokitusta Dun & Bradstreet Rating-mallin mukaisten luottoluokitustietojen avulla. Ominaisuus helpottaa riskinhallintaa ja tarjoaa tilaajavastuulain edellyttämien tietojen lisäksi arvokkaita lisätietoja hankintapäätösten tueksi. Rating-kuvaketta painamalla on mahdollista ostaa Dun & Bradstreet Finland Oy:n sivuilta luottotietopaketti.
D&B Rating -tieto sisältyy kaikkiin XS-L -tason Valvoja-palveluihin ja sitä suurempiin se on mahdollista tilata Dun & Bradstreetiltä erikseen. Ole yhteydessä asiakaspalveluumme ratingin tilaamiseksi, asiakaspalvelu@vastuugroup.fi.
D&B:n AAA-luottoluokitus kategorisoi yritykset seitsemään eri luokkaan:
= Korkein luottoluokitus. Luottoriski minimaalinen.
= Hyvä luottokelpoisuus. Keskimääräistä pienempi luottoriski.
= Luottokelpoinen. Normaali luottoriski.
= Toiminta uutta / Tausta ei ole negatiivinen. Normaalia hieman suurempi luottoriski, pienehköä luotonantoa puolletaan.
= Tiedot ovat puutteelliset tai ristiriitaiset.
= Epätyydyttävä. Normaalia suurempi luottoriski.
= Luotonantoa ei puolleta. Luottoriski huomattava.
Sähköpostimuistutukset
Kun Valvoja-kohteelle asetettu päättymispäivämäärä on ohitettu, kohteen vastuuhenkilöt saavat sähköpostitse muistutuksen tästä. Valvoja-kohde ei sulkeudu, vaikka kohteen päättymispäivämäärä ohitettaisiinkin, vaan sen toiminta jatkuu palvelussa ennallaan. Halutessasi voit käydä muokkaamassa kohteen tietoja ja asettaa sille myöhäisemmän päättymispäivämäärän tai voit sulkea kohteen. Huomioi, että tilaajavastuulain mukaan tilaajavastuutietoja on säilytettävä vähintään kaksi vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.
Seurannan päättäminen
Valvottavan yrityksen seurannan päättäminen
Vaikka valvottavalle yritykselle asettaisi valvonnan päättymispäivän, valvonta ei pääty automaattisesti. Seurannan lopettamiseksi paina seurattavan yrityksen nimeä ja valitse Lopeta seuranta.
Kun lopetat seurannan, yrityksestä ei enää arkistoidu raportteja. Aiemmat arkistoituneet raportit kuitenkin säilyvät raporttiarkistossa.
Seurattavan yrityksen tiedot ja seurannan lopettaminen
Valvottavan yrityksen poistaminen kohteesta
Yksittäisen yrityksen voi poistaa kohteesta, kun seuranta on päätetty tai yritys ei ole Luotettava Kumppani (tila ”Puuttuu”).
Yrityksen poistamiseksi kohteesta paina seurattavan yrityksen nimeä ja valitse Poista yritys. Mikäli haluat suorittaa toimenpiteen loppuun, paina avautuvasta ponnahdusikkunasta uudestaan Poista yritys.
Huomaathan, että poistamisen yhteydessä tuhotaan kaikki seurantajakson aikana talletetut raportit.
Kohteen sulkeminen
Kohteen seuranta ei pääty automaattisesti, vaikka kohteen arvioitu päättymispäivä ohitetaan. Kohteen sulkemiseksi valitse yläreunan valikosta Muokkaa kohteen tietoja ja paina painiketta ”Lopeta kohde”. Lopetettua kohdetta ei voi aktivoida. Kohteen sulkemalla kaikkien yritysten seuranta päättyy ja kohde siirtyy kokonaisuudessaan päättyneisiin. Sulkemiseen asti kertynyt raporttiarkisto säilyy jokaisen valvotun yrityksen osalta.
Lopetettuja kohteita pääsee tarkastelemaan valitsemalla vasemman yläreunan pudotusvalikosta Näytä kaikki päättyneet. Myös suljettujen kohteiden raporttiarkistot löytyvät täältä.
Kohteen päättäminen, ”Muokkaa kohteen tietoja”
Kohteen seurannan päättäminen