• Lägg till arbetstagare eller redigera uppgifter om arbetstagare
• Skattenummerregister och anmälningar
• Skattenummerkontroll i Personalhanteringen
• Bekräfta anställningsförhållanden
• Arbetstagarens kontaktperson
• Exportera och importera uppgifter om arbetstagare
• Information och standardinställningar för anställningsförhållanden
• Nya informationskrav i Personalhanteringen
• Användaridentifiering

 

Lägg till arbetstagare eller redigera uppgifter om arbetstagare

 

Personalhanteringen är en ny tjänst vi lanserat som ersättning för de funktioner som finns på fliken Arbetstagare i tjänsten Ilmoita.

I Personalhanteringen kan du lägga till de arbetstagaruppgifter som används för beställning av Valttikort, arbetstagarrapportering i Byggplatsregistret samt för Taitoregistret.

 

Lägg till arbetstagare

Välj Lägg till arbetstagare uppe till höger på sidan.

 

Kontrollera och redigera vid behov uppgifterna om anställningen i vyn som öppnar sig

• Arbetstagarens bransch
• Typ av anställningsförhållande
• Arbetstagarens kontaktperson; du kan enbart lägga till användare av företagets Personalhantering som kontaktperson för en arbetstagare

Du kan redigera de användarspecifika standardinställningarna för anställningar och spara dem för framtida bruk genom att kryssa för Spara uppgifterna om anställningsförhållande som standardinställning

 

Fyll i uppgifterna om arbetstagaren. De obligatoriska uppgifterna är

• Namn
• Medborgarskap
• Hemstat
• Skattenummer
• Finsk personbeteckning
• Det personnummer som står i arbetstagarens pass eller identitetsbevis om arbetstagaren inte är finsk medborgare
• Födelsedatum, om arbetstagaren har en tillfällig personbeteckning
• E-postadress eller telefonnummer

Om du vill beställa ett Valttikort till arbetstagaren ska du också lägga till ett foto.

• Fotot kan laddas upp genom att du antingen drar den till rutan med streckade linjer eller klickar på Välj fil i rutan, som låter dig välja en bildfil från din dator.
• Du kan vända eller beskära ett foto som finns bland arbetstagarens uppgifter via knappen Redigera. Kom ihåg att spara ändringar i fotot med Klart.

Läs mer här om kvalitetskraven på fotografier

 

Slutligen ska du spara uppgifterna om arbetstagaren med Spara. Om du vill fortsätta mata in uppgifter om ytterligare arbetstagare, välj Spara och lägg till fler.

 

Redigera uppgifter om arbetstagare

Uppgifterna om arbetstagare kan öppnas på två sätt för att redigeras:

1. Klicka på arbetstagarens namn i förteckningen
2. I vyn som öppnas, välj Redigera nertill på sidan

ELLER

1. Klicka på de tre punkterna till höger om arbetstagarraden.
2. Välj Redigera i menyn som öppnar sig

 

Gör önskade ändringar i redigeringsvyn och Spara.

Observera att det finns begränsningar för redigering av vissa uppgifter efter verifiering och beställning av Valttikort, eller att redigering kan leda till att kortet spärras

• Skattenumret kan inte redigeras om det har status I registret.
• Arbetstagarens namn kan redigeras men då spärras Valttikortet.
• Personbeteckningen eller personnumret kan inte redigeras efter att det har verifierats i samband med att kortinnehavaren identifierade sig i tjänsten.
• Branschen kan bytas men då spärras Valttikortet.

 

Funktionsmenyn

Med Funktioner i huvudvyn i Personalhanteringen kan du

• öppna uppgifterna om arbetstagaren
• öppna uppgifterna om arbetstagaren för redigering
• kontrollera skattenumret
• bekräfta anställningsförhållandet
• radera arbetstagaren

Funktionsmenyn öppnas via de tre punkterna till höger på arbetstagarraden.

Du kan också välja fler arbetstagare med kryssrutorna till vänster om arbetstagarförteckningen och därefter välja önskad funktion med de tre punkterna till höger om rubrikraden i förteckningen. Då kan du

• radera fler arbetstagare åt gången
• kontrollera fler skattenummer åt gången
• bekräfta fler anställningsförhållanden åt gången

 

Tips! I det grå sökfältet upptill i huvudmenyn finns filtreringsverktyg. Klicka på filterikonen till höger om sökraden och i menyn som öppnar sig väljer du ett eller flera filter.

 

Skattenummerregister och anmälningar

Arbete på byggarbetsplatser förutsätter att arbetstagarens skattenummer registrerats i det offentliga skattenummerregistret för byggbranschen.

På motsvarande sätt förutsätter arbete på varv att arbetstagarens skattenummer registrerats i det offentliga skattenummerregistret för skeppsbyggnadsbranschen.

 

Personalhanteringen kontrollerar huruvida personen som lagts till hör till skattenummerregistret för den bransch som angetts bland uppgifterna om arbetstagaren. Valttikort kan enbart beställas till arbetstagare som hör till ett skattenummerregister.

 

Arbetstagaren kan registrera sig i önskat skattenummerregister

• i MinSkatt
• per telefon hos Skatteförvaltningen på servicenummer 029497070
• genom att besöka ett av Skatteförvaltningens kontor

 

Arbetsgivaren kan registrera sina arbetstagares skattenummer i skattenummerregistret

• i Ilmoitin.fi
• i MinSkatt
• per telefon hos Skatteförvaltningen på servicenummer 029497070
• genom att besöka ett av Skatteförvaltningens kontor

Läs mer i Skatteförvaltningens anvisningar: https://www.vero.fi/sv/privatpersoner/skattekort-och-skattedeklaration/fran_utlandet_till_finland/arbeta_i_finland/arbeta-p%C3%A5-en-byggarbetsplats-eller-ett-varv/skattenummer/

 

Skattenummerkontroll i Personalhanteringen

 

Skattenumret för arbetstagaren som lagts till i Personalhanteringen kontrolleras i skattenummerregistren som Skatteförvaltningen upprätthåller omedelbart efter att arbetstagarens uppgifter sparats.

Vilket skattenummerregister uppgifterna körs mot beror på vilken bransch som angetts för arbetstagaren i Personalhanteringen. Alternativen är byggbranschen och skeppsbyggnadsbranschen. Det går också att välja bägge.

Kontrollera att arbetstagaren anmält rätt bransch i skattenummerregistret och att rätt bransch angetts bland uppgifterna om arbetstagaren. Vilken bransch som valts avgör hurdana Valttikort som kan beställas.

 

Statusmarkeringar för skattenummerkontrollen

I registret: Arbetstagarens skattenummer finns i skattenummerregistret för den bransch som valts. Du kan beställa Valttikort till arbetstagaren

Inte i registret: Arbetstagarens skattenummer hittas inte i skattenummerregistret för den valda branschen. Lägg till arbetstagaren i skattenummerregistret. Efter att arbetstagaren lagts till registret, klicka på “Kontrollera skattenummer”.

Namnet överensstämmer inte: Namnet som angetts för arbetstagaren i Ilmoita-tjänsten överensstämmer inte med det som finns i Skatteförvaltningens register. Öppna uppgifterna om arbetstagaren, kontrollera i det gula informationsfältet att namnet stavats rätt och korrigera uppgifterna.

Födelsedatumet överensstämmer inte: Födelsedatumet som angetts för arbetstagaren i Ilmoita-tjänsten överensstämmer inte med det som finns i Skatteförvaltningens register. Kontrollera födelsedatumet.

Okontrollerat: Fördröjning i kontroll av skattenummer. Försök på nytt senare genom att klicka på “Kontrollera skattenummer”.

Fel: Något gick fel. Kontrollera att arbetstagarens uppgifter är korrekta och försök på nytt senare.

 

Viktigt om anmälan i skattenummerregistret

• Om arbetstagaren nyligen registrerats i skattenummerregistret syns skattenumret i skattenummerregistret efter cirka en timme. Starta kontrollen på nytt senare
• Om registreringen gäller en utländsk arbetstagare, som inte har tillgång till MinSkatt, kan det dröja till följande dag innan skattenumret syns i registret. Starta kontrollen på nytt senare

 

Kontrollera ett skattenummer

Varje gång uppgifter om arbetstagaren sparas kontrolleras det om hen hör till ett skattenummerregister.

Du kan också starta kontrollen genom att

• öppna uppgifterna om arbetstagaren och välja Kontrollera skattenummer
  
  ELLER
• välja Kontrollera skattenummer via funktionsmenyn som öppnas med de tre punkterna till höger på arbetstagarraden
  
  

Kontrollera flera skattenummer på en gång

I funktionsmenyn kan du också kontrollera flera skattenummer åt gången.

1. Välj avsedda arbetstagare genom att kryssa för rutorna till vänster i förteckningen
2. Öppna funktionsmenyn med rubrikraden till höger i arbetstagarförteckningen
3. Välj Kontrollera skattenummer

Tips! Du kan filtrera listan så att bara de arbetstagare vars skattenummer ska kontrolleras visas. I det grå sökfältet upptill i huvudmenyn finns filtreringsverktyg. Klicka på filterikonen till höger om sökraden och i menyn som öppnar sig väljer du ett eller flera filter.

 

 

Bekräfta anställningsförhållanden

Arbetstagarnas anställningsförhållanden ska bekräftas minst vartannat år i Personalhanteringen.

Anställningsförhållanden som inte bekräftats inom tidsfristen raderas automatiskt ur Personalhanteringen. Samtidigt spärras också sådana arbetstagares Valttikort.

I kolumnen Bekräfta anställningsförhållande i arbetstagarförteckningen kan du se när ett anställningsförhållande ska bekräftas nästa gång.

• grön ikon: det är över ett år tills anställningsförhållandet behöver bekräftas
• gul ikon: det är under ett år tills anställningsförhållandet behöver bekräftas
• röd ikon: det är under ett halvt år tills anställningsförhållandet behöver bekräftas

Tips! Du kan filtrera fram en förteckning över anställningsförhållanden som ska bekräftas genom att klicka på filterikonen till höger i det grå sökfältet. I menyn som öppnas, välj Anställningsförhållanden som ska bekräftas.

 

Bekräfta ett enskilt anställningsförhållande

Ett anställningsförhållande bekräftas alltid när uppgifter om en arbetstagare sparas.

Du kan också bekräfta ett anställningsförhållande

• genom att öppna uppgifterna om en arbetstagare och välja Bekräfta anställningsförhållande
  
  
• genom att öppna funktionsmenyn  via de tre punkterna till höger på arbetstagarraden och sedan välja Bekräfta anställningsförhållande
  
  

Bekräfta flera anställningsförhållanden

• Välj anställningsförhållandena som ska bekräftas genom att kryssa för rutorna till vänster i förteckningen.
• Öppna funktionsmenyn med de tre punkterna till vänster om rubrikraden
• Välj Bekräfta anställningsförhållanden
  
  

Tips! Du kan filtrera fram en förteckning över anställningsförhållanden som ska bekräftas genom att klicka på filterikonen till höger i det grå sökfältet. I menyn som öppnas, välj Anställningsförhållanden som ska bekräftas.

 

Arbetstagarens kontaktperson

• I Personalhanteringen finns det en kontaktperson för varje anställningsförhållande.
• Enbart användare med behörighet i företagets Personalhantering kan anges som kontaktpersoner.
• Kontaktpersoner för arbetstagare läggs till i endera vyn Lägg till arbetstagare eller Redigera arbetstagare.
• I bägge vyerna hittas informationen om kontaktperson upptill i vyn under Information om anställningsförhållandet.
• Standardinställningen för kontaktperson i tjänsten är den användare som lagt till arbetstagaren.

Informationen om kontaktperson är viktig eftersom

• kontaktpersonen är den som skickas information om anställningsförhållanden som håller på att gå ut
• kontaktpersonen kontaktas om det finns uppgifter som behöver korrigeras
• kontaktpersonen kan skickas viktiga meddelanden om användning av tjänsten
• informationen om kontaktperson hjälper användarna med informationshanteringen; du kan filtrera fram Egna arbetstagare i filtreringsmenyn i huvudvyn

Tips! Du kan lägga till en kontaktperson för flera arbetstagare åt gången med funktionen Importera/exportera. Importera informationen om kontaktperson genom att först ladda ner exempelfilen och fylla i arbetstagarens skattenummer och kontaktpersonens användarnamn. Importera sedan filen till tjänsten med Hämta uppgifter om arbetstagare. Här kan du också använda exportfunktionen för att ladda ner alla uppgifter om arbetstagare i en Excel- eller csv-fil.

Tips! I huvudvyn kan du filtrera fram de arbetstagare du angetts som kontaktperson för genom att bland sökverktygen klicka på filterikonen och i rullgardinsmenyn som öppnar sig klicka på Egna arbetstagare.

 

Exportera och importera uppgifter om arbetstagare

Du kan lägga till flera arbetstagaruppgifter på en gång eller exportera uppgifter som sparats om arbetstagare i tjänsten till en Excel- eller csv-fil.

 

Exportera uppgifter om arbetstagare

Du kan exportera uppgifter som lagts till om arbetstagarna i Personalhanteringen till en Excel- eller csv-fil.

I huvudmenyn väljer du Importera/exportera och i rullgardinsmenyn som öppnar sig Exportera uppgifter om arbetstagare och därefter filformat.

 

Hämta uppgifter om arbetstagare

En mall för import kan laddas ner i Personalhanteringen med Importera/exportera där du väljer Ladda ner exempelfil.

I exempelfilen finns det anvisningar för hur uppgifterna ska importeras.

Fyll i de obligatoriska uppgifterna som markerats med rött i filen. De obligatoriska uppgifterna är desamma som när en enskild arbetstagare läggs till.

 

Lägg till uppgifter som saknas eller uppdatera flera uppgifter åt gången

Du kan lägga till information om arbetstagarna eller fylla i uppgifter som saknas med funktionen Hämta uppgifter om arbetstagare.

Om du vill lägga till eller uppdatera

• kontaktpersonen
• medborgarskapet
• arbetstagarens telefonnummer eller e-postadress

för fler arbetstagare åt gången kan du använda funktionen Hämta uppgifter om arbetstagare.

1. Klicka Importera/exportera och välj Ladda ner exempelfil
2. Fyll i arbetstagarnas skattenummer i filen och sedan de uppgifter som saknas eller ska uppdateras
3. Spara filen på din dator
4. Klicka på Hämta uppgifter om arbetstagare och importera filen från datorn

 

Information och standardinställningar för anställningsförhållanden

I uppgifterna om respektive arbetstagare sparas basinformation om anställningsförhållandet.

• Arbetstagarens bransch
• Typ av anställningsförhållande
• Arbetstagarens kontaktperson

 

När du lägger till en ny arbetstagare kan du välja Spara uppgifterna om anställningsförhållande som standardinställning för att spara den basinformation som i fortsättningen anges för varje arbetstagare som läggs till. Du kan när som helst ändra standardinställningarna eller redigera uppgifterna om enskilda anställningsförhållanden.

 

Nya informationskrav i Personalhanteringen

I och med Valtti 2.0 och förnyelsen av tjänsterna införs nya krav på de uppgifter som samlas in om arbetstagarna i Personalhanteringen. Nya uppgifter som samlas in om arbetstagarna:

• arbetstagarens bransch behövs så att skattenumret kontrolleras mot rätt register och rätt information trycks på Valttikortet
• arbetstagarens kontaktperson

Uppgifter som i fortsättningen blir obligatoriska med tanke på identifiering av kortinnehavaren:

• arbetstagarens medborgarskap
• personnumret i arbetstagarens pass eller identitetsbevis om arbetstagaren inte är finsk medborgare
• kontaktinformation till arbetstagaren; e-postadress eller telefonnummer

 

Tips! Om ditt företag har många anställda kan du filtrera fram arbetstagare vars uppgifter saknas i förteckningen.

Tips! Om det i ditt företag saknas många arbetstagaruppgifter, kan de massimporteras med knappen Importera/exportera.

 

Användaridentifiering

Personalhanteringen kräver en elektronisk identifiering.

• På så sätt förbättrar vi dataskyddet i tjänsten samtidigt som vi förebygger risken för missbruk och säkerställer att uppgifterna om företagets anställda är så skyddade som möjligt.
• Autentiseringen görs bara en gång och sker elektroniskt med bankkoder eller mobilcertifikat. Man kan också autentisera sig med den estniska SmartID- eller den svenska Freja eID-tjänsten.
• Genom att be dig identifiera dig försäkrar vi att du är du och därför måste identifieringen göras med personliga koder.
• Användarens bankkontouppgifter sparas inte hos Vastuu Group i samband med identifieringen, det enda som sparas är information om huruvida identifieringen lyckats och nödvändiga uppgifter för att kunna koppla identifieringsinformationen till användaren.