- Logga in
- Skapa nytt objekt
- Ansvariga personer
- Förteckning över objekt
- Lägg till företag för övervakning
- Lägg till flera företag i uppföljningslistan (Excel)
- Övervaka företag
- Kontrollera uppgifter om företag
- Bisnodes Rating
- E-postpåminnelser
- Avsluta övervakning
Tills vidare finns tjänsten Valvoja enbart på finska och därför är skärmdumparna i anvisningarna på finska.
Logga in
Logga in i ditt företagskonto och välj Valvoja på startsidan.
Valvoja öppnas alltid i en huvudvy indelad i två kolumner. Till vänster ser du de objekt som övervakas och till höger de företag som övervakas per objekt.
Övervakningen i ett nötskal
Övervakningen sker i fyra huvudmoment:
- Skapa objekt
- Lägg till ansvariga
- Lägg till företag
- Övervaka företagsuppgifterna i listan över objekt
Skapa nytt objekt
Skapa objekt med knappen Uusi kohde i huvudvyn. Ange de viktigaste uppgifterna om objektet och välj önskade ansvariga personer i menyn till höger. Koden för objektet kan exempelvis vara ett projekt inom den egna organisationen, en fastighetsbeteckning eller ett byggplatsnummer.
Observera att det aldrig går att ange ett passerat startdatum eftersom automatisk övervakning inte kan göras retroaktivt.
Slutdatumet kan vara en uppskattning av projektets längd. Om objektet tar längre tid i anspråk än det angivna datumet, skickas de ansvariga för objektet ett e-postmeddelande. Även om slutdatumet passeras, stängs inte objektet och övervakningen avslutas inte. Slutdatumet kan flyttas framåt senare. Startdatumet kan inte längre ändras.
Lägg till nytt objekt
Ansvariga personer
Den ansvariga får e-postpåminnelser om nya uppgifter som behöver undersökas om de företag som övervakas. Det är bäst att välja fler än en ansvarig.
Vem som helst med behörigheter till Valvoja kan utses till ansvarig. Användarnamn och behörigheter administreras via vyn Personalhantering i företagskontot.
Förteckning över objekt
Antalet objekt som visas kan begränsas med menyn till vänster i huvudvyn.
|
Alternativ |
|
|
Visa mina aktiva |
I listan visas enbart aktiva objekt för vilka användaren angetts som ansvarig. |
|
Visa alla aktiva |
I listan visas alla aktiva objekt i kontot. |
|
Visa alla avslutade |
I listan visas alla objekt som avslutats i kontot |
Lägg till företag för övervakning
För att lägga till ett företag för övervakning i ett objekt ska du först välja önskat objekt i listan. Därefter lägger du till företaget som ska övervakas med knappen Lisää yritys.
- Ange företagets namn eller FO-nummer i sökfältet och välj Hae yritys.
Sök företag
Med sökningen Vastuu Group Oy hittas ett företag som kan läggas till övervakningen med knappen till höger
- Lägg till företaget till övervakningslistan med knappen till höger.
- Mata in frivilliga kontaktuppgifter till leverantörens kontaktperson och ange eventuella avtalskedjor. Ange gäller tills vidare som slutdatum för övervakningen om du inte känner till något exakt slutdatum. Även om slutdatumet passeras, avslutas inte övervakningen.
Observera att
- övervakning inte kan inledas vid ett passerat datum.
- dagens datum är tidigast möjliga startdatum.
- Uppföljningen måste alltid avslutas i tjänsten.
- Övervakningen måste inledas senast i samband med att ett avtal sluts för att kravet i lagen om beställaransvar ska uppfyllas.
- Det viktigaste när avtalet sluts är att det finns en giltig rapport som granskats och arkiverats.
- För avtalsförhållanden som varar över ett år måste övervakning ske regelbundet.
- De uppgifter som ingår i beställaransvaret måste kontrolleras minst en gång om året.
- Rakennusteollisuus RT ry rekommenderar att uppgifterna kontrolleras minst var tredje månad.
Lägg till flera företag i uppföljningslistan (Excel)
Du kan snabbare föra in uppgifterna för företag som ska övervakas genom att importera dem med Excel. Listan förs in i ett objekt genom att du väljer objektet i huvudvyn i Valvoja och därefter klickar på knappen Lisää yritys. Välj därefter Excel-tuonti. Med samma funktion kan du också ladda ner en färdig Excel-mall. Minimikravet för Excel-import är en lista med FO-numren för de företag som ska övervakas. På så sätt aktiveras automatiskt statusen övervakning tills vidare för de importerade företagen.
Importera flera företag med Excel
Observera att företagens FO-nummer ska ha formatet 1234567-8 för att systemet ska godkänna dem. Alla företag på listan visas innan de läggs till, varvid de kan godkännas med Lisää yritykset eller avvisas.
Övervaka företag
Företagsrapporterna för de företag som lagts till övervakningslistan arkiveras tills företagen raderas ur objektet eller Valvoja-kontot stängs. I slutet av varje företagsrad finns det en knapp för att öppna företagets rapporter. Knappens färg och namn anger status för den senaste rapporten om företaget. Om företaget har en liten skatteskuld (500–10 000 euro), visas ett meddelande i Valvojas huvudvy och i rapporten. I detta fall visas symbolen € i kolumnen för mer information till vänster om tolkningen (se skärmdump nedan). En liten skatteskuld påverkar inte den huvudsakliga tolkningen i rapporten.
Öppna företagsrapport i övervakningslistan
Symbol för liten skatteskuld
Färg och tolkning av statusknappar
= STOP
Utgående från datakällorna är de uppgifter som krävs i lagen om beställaransvar inte i ordning!
= UNDERSÖK
Utgående från datakällorna måste något i de uppgifter som krävs i lagen om beställaransvar utredas!
= INFORMATION INVÄNTAS
Någon uppgift om företaget saknas eller så väntar vi på att få uppgiften från en informationskälla. Begär en ytterligare redogörelse och be leverantören meddela uppgiften för komplettering av rapporten.
= OBSERVERA
Företaget har uppgett sig vara befriat från skyldigheten att vara registrerat.
= OK
De uppgifter som krävs i lagen om beställaransvar är enligt datakällorna i ordning.
= FÖRETAGET HAR INTE ANSLUTIT SIG TILL TJÄNSTEN PÅLITLIG PARTNER
Rekommendera att företaget ansluter sig som Pålitlig Partner via fliken Lähetä kutsu (skicka inbjudan).
Kontrollera uppgifter om företag
När du klickar på statusknappen och därefter väljer fliken med uppgifter om företaget öppnas ett fönster där du kan kontrollera och redigera uppgifterna och avsluta övervakningen av företaget. Avslutas övervakningen betyder det att företagsrapporten för företaget inte längre uppdateras, men tidigare hämtade rapporter sparas i arkivet tills du väljer Poista yritys (radera företag) i punkten om uppgifter om företaget.
Via vyn kan du också redigera övervakningsperiodens längd. Den ansvariga får en e-postpåminnelse om slutdatumet för objektet passeras.
Bisnodes Rating
Utöver de uppgifter som krävs enligt lagen om beställaransvar ger Valvoja möjlighet att kontrollera leverantörers kreditvärdering (med information om kreditvärdighet) enligt Bisnodes Rating-modellen.. Funktionen underlättar riskhantering och ger utöver de uppgifter som krävs enligt lagen om beställaransvar dessutom värdefull tilläggsinformation till stöd för upphandlingsbeslut. Genom att klicka på ikonen Rating kan du köpa ett informationspaket med kreditvärdering från Bisnode Finland Oy.
Bisnode Rating-informationen ingår i alla Valvoja-tjänster på nivåerna XS-L, och för högre nivåer kan informationen beställas från Bisnode. Kontakta vår kundtjänst för att beställa rating, asiakaspalvelu@vastuugroup.fi.
Bisnodes AAA-kreditvärdering delar in företagen i sju klasser:
= Den högsta kreditvärderingen. Minimal kreditrisk.
= God kreditvärdighet. Kreditrisk under genomsnittet.
= Kreditvärdig. Normal kreditrisk.
= Ny verksamhet/Ingen negativ bakgrund. Lite större kreditrisk än vanligt, relativt låg kreditgivning rekommenderas.
= Bristfälliga eller motstridiga uppgifter.
= Otillfredsställande. Större kreditrisk än normalt.
= Kreditgivning rekommenderas inte. Avsevärd kreditrisk.
E-postpåminnelser
När det slutdatum som ställts in för ett objekt i Valvoja passerats, får den ansvariga för objektet en e-postpåminnelse. Objektet avslutas inte även om slutdatumet passeras, utan det förblir aktivt i tjänsten. Om du vill kan du redigera uppgifterna om objektet och ställa in ett senare slutdatum eller avsluta objektet. Observera att de uppgifter som ingår i beställaransvaret enligt lagen om beställaransvar måste bevaras i minst två år efter att avtalet gått ut.
Avsluta övervakning
Avsluta övervakning av företag
Även om ett slutdatum för övervakningen ställts in, upphör övervakningen inte automatiskt. För att avsluta övervakningen, klicka på företagets namn och välj Lopeta seuranta.
När du avslutar övervakningen arkiveras inga fler rapporter om företaget. Redan arkiverade rapporter blir däremot kvar i arkivet.
Uppgifter om företag som övervakas och avslutad övervakning
Radera företag ur objekt
Ett enskilt företag kan raderas ur objektet om övervakningen avslutats eller företaget inte är en Pålitlig Partner (status ”Puuttuu”).
För att radera ett företag ur objektet, klicka på företagets namn och välj Poista yritys. Om du vill slutföra åtgärden, klicka på nytt på Poista yritys i det poppuppfönster som öppnas.
Observera att alla rapporter som arkiverats under övervakningsperioden i så fall raderas.
Avsluta objekt
Ett objekt avslutats inte automatiskt även om dess uppskattade slutdatum passeras. För att avsluta ett objekt, välj Muokkaa kohteen tietoja i menyn uppe på sidan och klicka på Lopeta kohde. Ett avslutat objekt kan inte återaktiveras. När ett objekt avslutas upphör övervakningen av alla företag i objektet och det flyttas till arkivet över avslutade objekt. Det rapportarkiv som bildats för varje övervakat företag innan objektet raderats sparas däremot.
Avslutade objekt kan kontrolleras med Näytä kaikki päättyneet i rullgardinsmenyn uppe till vänster. Också rapportarkiven för avslutade objekt finns här.
Avsluta objekt, Redigera uppgifter om objekt
Avsluta övervakning av objekt