Användning av Valvoja – Hjälpcenter Vastuu Group

Tjänstens användning

Logga in i företagskontot, och välj Valvoja rutan på huvudsidan. Välj sedan fliken Valvoja till vänster i huvudmenyn. Tjänstens första sida har två kolumner. Till vänster ser du de olika uppföljningslistorna/projekten, och till höger ser du den valda listans företag.

Skapa en uppföljningslista som består av de företag du vill följa upp, ansvarspersonerna för projektet och kontaktpersonernas uppgifter.

Uppföljningen omfattar fyra viktiga skeden:
1. skapa en lista
2. lägg till ansvarspersoner
3. lägg till företag
4. uppföljning av informationen gällande de företag du lagt till listan

Skapa ny uppföljningslista

Skapa en ny uppföljningslista på tjänstens första sida genom att välja Uusi kohde-knappen. Fyll i krävd information och ansvarspersoner. Som ID /namn på listan kan med fördel användas projektets namn, fastighetsnamnet eller t.ex byggplatsens ID.

Observera att uppföljningslistans startdatum aldrig kan vara bakåt i tiden eftersom övervakningen inte kan ske retroaktivt.

Avslutningsdagen kan vara en uppskattning av projektets totala tidslopp. Därsom projektets varaktighet är längre än den ursprungliga uppskattningen kommer en epost att skickas till ansvarspersonerna då datumet närmar sig. Slutdatumet kan ändras till ett datum i framtiden. Ifall angett slutdatum har övergåtts, utan att datumet har ändrats sker inget automatiskt med uppföljningslistan. Övervakningen av de valda företagen förtsätter och rapporterna arkiveras i tjänsten som normalt. Uppföljningslistans startdatum kan inte ändras.

Skapa ny uppföljningslista

Anvarspersonerna väljs genom att klicka i för valda personer på listan. På listan finns endast personer I företaget som har användarrättigheter skapade i Valvoja-tjänsten
Då krävd information har fyllts i, sparas listan genom att välja ”Lisää kohde”-knappen.

Ansvarspersoner

Ansvarspersonen är den som tar emot alla epost-meddelanden gällande förändringar i status för de företag som lagts till uppföljningslistan. Det är bra att ha fler än en ansvarsperson per uppföljningslista.

Som ansvarsperson kan vem som helst som har Valvoja-användarrättigheter väljas.

Användarrättigheterna tilldelas på företagskontot.

Uppföljningslista

Du kan begränsa antalet synliga listor på första sidan, genom att välja vilka du vill visa. Detta sker i vänstra rutan på första sidan.

Valinta/Välj		Näytettävät kohteet = Uppföljningslistor som visas
Omat/Egna		I listan visas endast de projekt till vilka användaren är inlagd som ansvarsperson.
Avoimet/Öppna		I listan visas samtliga pågående projekt.
Päättyneet/Avslutade		I listan visas endast de projekt som avslutats.

Lägg till företag för uppföljning

Lägg till ett företag på en uppföljningslista/projekt genom att först välja ett projekt. Lägg sedan till ett företag till listan genom att välja knappen lisää yritys.

Fyll i företagets namn eller FO-nummer i rutan, och välj hae yritys.

Lägg till företag för uppföljning

Lägg till ett företag för övervakning av informationen gällande beställaransvar genom att välja den gröna ”luotettava kumppani” - knappen som finns till höger.

Lägg till ett företag genom att välja knappen till höger.
Fyll i frivillig information om kontraktsparten och specificera eventuell kontraktskedja. Övervakningens slutdatum måste alltid anges, man kan även välja att kontinuerligt övervaka företaget.

Observera:

Övervakningen kan inte ske retroaktivt. Det tidigaste startdatumet för uppföljningen är alltid dagens datum.
Övervakningen skall enligt lagen om beställaransvar börja senast vid tidpunkten för ingång av kontrakt.
Det viktigaste är att det finns en i kraftvarande företagsrapport med all krävd information utskriven och arkiverad som bilaga till kontraktet vid tidpunkten för ingående av kontrakt.
I avtalsförhållanden som överstiger ett år ska övervakningen vara återkommande.
Beställaransvaret skall kontrolleras minst en gång per år. Rakennusteolliuus RT ry: s rekommendation är att informationen kontrolleras regelbundet var tredje månad.

Lägg till flera företag samtidigt (Excel)

Du kan underlätta processen genom att lägga till flera företag i uppföljningslistan på en gång genom att fylla i företagens information i Excel-format och importera filen direkt i tjänsten. Välj knappen lisää yritys, och ladda ner Excel-exempelfilen. Fyll i informationen, spara och välj sedan på nytt lisää yritys-knappen. Importera filen genom att välja valitse tiedosto och bekräfta genom att välja lähetä–knappen.

Importera flera företag samtidigt genom att använda Excel.

Då företag läggs till via Excel import ska företagens FO-nummer (1234567-8) fyllas i. Då filen är importerad syns företagen i uppföljningslistan. Du kan godkänna eller ångra hela importen i detta skede.

Kontroll av rapporterna

Företagsrapporterna arkiveras undrer hela övervakningstiden. Till höger om varje företag som lagts till listan finns en knapp där den senaste rapportens status visas. Genom att välja knappen öppnar sig företagets rapportarkiv, och du kan välja den senaste rapporten eller gå tillbaka i historiken och hämta önskad rapport.

Öppna rapporten genom att klicka på status-knappen.

Företagets rapporthistora öppnas då du väljer knappen till höger om företagets namn.

Symbolernas färg och förklaringar:

	= STOP
	= KONTROLLERA
	= INFORMATION SAKNAS
	= OBSERVERA
	= OK
	= FÖRETAGET ÄR INTE MED I TJÄNSTEN PÅLITLIG PARTNER

Samtliga status symboler, genom att välja knappen efter namnet öppnas den senaste rapporten och rapporthistoriken.

Kontroll av företagsinformationen

Genom att klicka på ett specifikt företags namn i uppföljningslistan, öppnar sig en ruta med företagets information. Här kan du kontrollera och göra ändringar gällande kontraktpersonerna och ta bort företaget från uppföljningslistan. Observera att om ett företag tas bort från listan syns inte längre deras rapporter, även historiken försvinner.

I rutan kan du också göra förändringar gällande övervakningens tidslopp. Ansvarspersonerna får epost då projektets slutdatum har överstigits.