Pätevyydet syötetään tiedostopohjaan, jonka voi ladata "Lataa pohja" -painikkeesta. Tiedostosta löytyy kolme taulukkoa, "Company info", "Competence types" ja "Competences".
Company info -välilehti excelillä
Company infoon syötetään ainoastaan päivämäärä, jolloin tiedosto on luotu. Tämä tulee kohtaan "File created".
Competence types excelillä
Competence types -välilehti sisältää kaikki sellaiset pätevyystyypit, jotka Taitorekisteriin on mahdollista syöttää käsin. Tästä syystä puuttuu pätevyystyypit, jotka tulevat automaattisesti rekisterinpitäjältä.
"ID in source system" -sarakkeeseen täytetään yrityksen omassa järjestelmässä oleva koodi kyseisen rivin pätevyydestä, mikäli tällainen on yrityksessä käytössä. Jos tällaista ei ole, voidaan käyttää esimerkiksi juoksevia numeroita 1, 2, 3 jne. Näiden tarkoitus selviää paremmin ohjeen seuraavassa kohdassa.
Competences
Tähän taulukkoon lisätään henkilökohtaiset pätevyydet. Pakollisia sarakkeita ovat "Employee tax number", "ID in source", "Valid from Excel date" ja "Valid until Excel date". "ID in source" viittaa tässä Competence types -sivulta löytyvään pätevyystyyppiin, jolloin kyseinen pätevyys lisätään tämän viittauksen mukaan rivillä olevalle veronumerolle. Esimerkissä 5025 = "Yli 25 tnm ajoneuvonosturipätevyys" ja 5030 = "Pylväästä pelastautumisharjoitus, pylväästä alaslasku (Eltel)".
Jos pätevyys varmennetaan rekisterinpitäjältä, varmenteen tunnus lisätään "Competence license number" -kohtaan. Tämän tulee olla tiedossa ja se voi olla esimerkiksi rekisterinpitäjältä saatava pätevyyden lisenssinumero tai pätevyyskortilla oleva numero.
Valid from Excel date tarkoittaa päivämäärää milloin pätevyys on tullut voimaan.
Valid until Excel date tarkoittaa päivämäärään mihin asti pätevyys on voimassa.
Tietojen vienti
Kun kaikki pakolliset kentät on täytetty, tiedosto tallennetaan ja viedään "Choose file"-painikkeella Taitorekisteriin ja painetaan "Tuo tiedot". Kun tila on "Valmis", nähdään selosteesta kuinka monta pätevyyttä käsiteltiin (sama kuin tiedostoon merkityt henkilökohtaiset pätevyydet yhteensä), kuinka monta niistä oli uusia ja lisättyjä pätevyyksiä, kuinka monta samaa eli jo valmiiksi henkilöltä löytynyttä pätevyyttä ja kuinka monta virheellistä (esimerkiksi virheellinen syötetty veronumero).