• Lisage töötajaid või muutke töötajate andmeid
• Maksukohustuslaste register ja sinna andmete esitamine
• Maksukohustuslaste numbrite kontroll Töötajate halduses
• Töölevõtu kinnitamine
• Töötaja kontaktisik
• Töötajate andmete eksportimine ja importimine
• Töölevõtuga seotud andmed ja selle vaikeseadistus
• Uued nõuded Töötajate halduse andmetele
• Kasutaja autentimine

Lisage töötajaid või muutke töötajate andmeid

Töötajate haldus on meie uus teenus, millega asendatakse Töötajate vahekaardil olnud funktsioonid vanas Ilmoita teenuses.

Kasutajad saavad Töötajate haldusesse lisada töötaja andmeid, mida kasutatakse Valtti-kaartide tellimiseks, töötajate aruandluses ehitusobjektiregistri teenuses ja Taito pädevusregistris.

 

Lisage töötaja

Klõpsake lehe ülemises paremas nurgas valikul Lisa töötaja.

 

Vaadake üle andmed avaneval lehel ja vajaduse korral muutke töötaja teavet.

• Töötaja töövaldkond.
• Töö iseloom.
• Töötaja kontaktisik. Töötaja kontaktisikuks saab lisada ainult teie ettevõtte Töötaja halduse teenuse kasutaja (link: kes on töötaja kontaktisik).

Te saate muuta töölevõtu kasutajaspetsiifilisi vaikeseadeid ja salvestada need järgmiseks korraks, kui klõpsate valikul Salvesta töökoha teave vaikeseadena.

 

Sisestage töötaja andmed. Nõutud teabe hulka kuulub

• nimi,
• rahvus,
• elukohariik,
• maksukohustuslase number,
• Soome isikukood,
• isikukood töötaja passis või ID-kaardil, kui tegemist ei ole Soome kodanikuga,
• sünniaeg, kui töötajal on ajutine isikukood,
• e-postiaadress või telefoninumber.

Kui soovite tellida töötajale Valtti-kaardi, lisage ka foto.

• Foto lisamiseks vedage see halli katkendjoonega ääristatud kasti või klõpsake kastis nupul Vali fail, et saaksite valida foto oma arvutist.
• Töötaja andmete juurde lisatud foto pööramiseks või kärpimiseks vajutage foto all olevat Muuda nuppu. Salvestage kindlasti kõik foto muudatused, klõpsates nupul Valmis.

Lugege rohkem fotodele kehtestatud kvaliteedinõuetest (link: valttikortin ohjeisiin).

 

Lõpetuseks salvestage töötaja andmed, klõpsates nupul Salvesta. Kui soovite jätkata teise töötaja andmete sisestamisega, vajutage Salvesta ja lisage seejärel uued andmed.

 

Muutke töötajate andmeid

Töötaja andmed saate muutmiseks avada kahel viisil:

1. Klõpsake töötajate nimekirjas töötaja nimel;
2. Klõpsake avaneva vaate allääres nupul Muuda;

VÕI

1. Klõpsake töötajate nimekirja paremal küljel oleval kolmel punktil;
2. Klõpsake avanevas menüüs valikul Muuda.

 

Tehke soovitud muudatused ja vajutage nupule Salvesta.

Juhime tähelepanu sellele, et mõne faili muutmine on pärast andmete kinnitamist ja Valtti kaartide tellimist piiratud. Valtti kaart tühistatakse kui varem esitatud andmeid muudetakse.

• Pärast oleku registrisse kandmist maksukohustuslase numbrit enam muuta ei saa.
• Töötaja nime ei tohi muuta, muidu Valtti-kaart suletakse.
• Pärast kaardiomaniku autentimisega seotud andmete kontrollimist ei tohi isikukoodi ega ID-numbrit muuta.
• Töötaja töövaldkonda ei tohi muuta, muidu Valtti kaart suletakse.

 

Funktsioonide menüü

Töötajate halduse peamenüüs saate Funktsioonide menüü abil teha järgmist:

• avada töötajate andmed,
• avada töötajate andmed nende muutmiseks,
• vaadata maksukohustuslase numbrit,
• kinnitada töölevõtt,
• eemaldada töötaja.

Funktsioonide menüü avamiseks klõpsake töötajate nimekirja paremal küljel oleval kolmel punktil.

Mitme töötaja valimiseks pange töötajate nimekirja vasakul küljel asuvatesse märkeruutudesse linnukesed. Seejärel klõpsake töötajate nimekirja päise paremal küljel asuval kolmel punktil ja valige soovitud funktsioon.  Nii saate:

• kustutada korraga mitu töötajat,
• vaadata korraga mitut maksukohustuslase numbrit,
• kinnitada korraga mitu töölevõttu.

 

Nipp! Filtreerimise abivahendid leiate hallist otsinguruudust avakuva ülaservas. Klõpsake filtreerimisnupul otsingurea paremas ääres ja valige avanevast menüüst vähemalt üks filter.

 

Maksukohustuslaste register ja sinna andmete esitamine

Ehitusobjektil töötamiseks peab töötaja maksukohustuslase numbri sisestama ehitussektori avalikku maksukohustuslaste registrisse.

Laevatehases töötamiseks peab töötaja maksukohustuslase numbri sisestama laevaehitustööstuse avalikku maksukohustuslaste registrisse.

 

Töötajate halduse teenus kontrollib, kas uus isik on lisatud töötaja andmetes täpsustatud tööstuse maksukohustuslaste registrisse. Valtti-kaardi saab tellida ainult neile töötajatele, kes on lisatud maksukohustuslaste registrisse.

 

Töötaja võib ennast maksukohustuslaste registrisse kanda mitut moodi:

• MyTax teenuses,
• helistades Soome maksuameti telefonil +358 2949 7070,
• minnes Soome maksuameti kontorisse.

 

Tööandja saab oma töötaja maksukohustuslase numbri esitada maksukohustuslaste registrile:

• ilmoitin.fi kaudu
• MyTax teenuses,
• helistades Soome maksuameti telefonil +358 2949 7070,
• minnes Soome maksuameti kontorisse.

Lugege täpsemat juhendit Soome maksuameti lehel https://www.vero.fi/en/individuals/tax-cards-and-tax-returns/arriving_in_finland/work_in_finland/coming-to-a-construction-site-or-a-shipyard/Tax_number/

 

Maksukohustuslaste numbrite kontroll Töötajate halduses

 

Töötaja, kelle maksukohustuslase number on lisatud Töötajate halduse teenusesse, kinnitatakse vahetult pärast tema andmete salvestamist maksukohustuslaste registris, mida haldab Soome maksuamet.

See, millist maksukohustuslase registrit töötaja registreeringu õigeks tunnistamiseks kontrollitakse, sõltub töötaja andmetes olevast tööstusharust. Võimalik on valida ehitussektori ja laevaehituse tööstusharu vahel. Võite valida ka mõlemad tööstusharud.

Veenduge, et töötaja on end registreerinud õigesse maksukohustuslaste registrisse ja et töötaja andmetes oleks õige tööstusvaldkond. Valitud tööstusvaldkonnast sõltub, mis tüüpi Valtti-kaardi saab töötajale tellida.

 

Maksukohustuslase numbri kontrolli olekud

Registrisse lisatud: töötaja maksukohustuslase number on lisatud valitud tööstuse maksukohustuslaste registrisse. Saate tellida töötajale Valtti-kaardi.

Pole registrisse lisatud: töötaja maksukohustuslase numbrit pole lisatud valitud tööstuse maksukohustuslaste registrisse. Lisage töötaja maksukohustuslaste registrisse. Pärast töötaja registrisse kandmist klõpsake nupul Kontrolli maksukohustuslase numbrit.

Nimi ei klapi: töötaja nimi Ilmoita teenuses ei klapi Soome maksuameti registrisse kantud nimega. Avage töötaja andmed ja kontrollige, kas nime kirjapilt kollasel teaberibal on õige, ning vajaduse korral parandage andmeid.

Sünniaeg ei klapi: töötaja sünniaeg Ilmoita teenuses ei klapi Soome maksuameti registrisse kantud sünniajaga. Kontrollige sünniaega.

Ootab kontrolli: maksukohustuslase numbri kontrollimine viibib. Proovige hiljem uuesti, klõpsates nupul Kontrolli maksukohustuslase numbrit.

Tõrge: miski läks valesti. Kontrollige, kas töötaja andmed on õiged, ja proovige hiljem uuesti.

 

Mida tasub tähele panna maksukohustuslaseks registreerimisel

• Kui töötaja on just maksukohustuslaste registrisse lisatud, ilmub tema maksukohustuslase number maksukohustuslaste registrisse umbes ühe tunni pärast. Palun kontrollige hiljem uuesti.
• Välisriigist pärit töötaja puhul, kes pole MyTax teenust varem kasutanud, võib maksukohustuslase number maksukohustuslaste registrisse ilmuda alles järgmisel päeval. Palun kontrollige hiljem uuesti.

 

Ühe maksukohustuslase numbri vaatamine

Seda, kas töötaja on lisatud maksukohustuslaste registrisse, kontrollitakse iga kord, kui salvestate töötaja andmed.

Saate seda kontrollida, kui

• avate töötaja andmed ja klõpsate valikul Vaata maksukohustuslase numbrit;
  
  VÕI
• klõpsate töötajate nimekirja paremal küljel asuval kolmel punktil valikul Vaata maksukohustuslase numbrit (linkki kohtaan, jossa kerrotaan toiminnot valikosta).
  
  

Mitme maksukohustuslase numbri vaatamine

Mitme maksukohustuslase numbri korraga vaatamiseks kasutage Funktsioonide menüüd (linkki kohtaan, jossa kerrotaan toiminnot valikosta).

1. Valige töötajate nimekirjast soovitud töötajad, pannes vasakul küljel asuvatesse märkeruutudesse linnukesed.
2. Avage töötajate nimekirja päise paremalt poolt Funktsioonide menüü.
3. Klõpsake valikul Vaata maksukohustuslaste numbreid

Nipp! Te saate välja filtreerida ainult need töötajad, kelle maksukohustuslase numbrit näha tahate. Filtreerimise abivahendid leiate hallist otsinguruudust avakuva ülaservas. Klõpsake filtreerimisnupul otsingurea paremas ääres ja valige avanevast menüüst vähemalt üks filter.

 

 

Töölevõtu kinnitamine

Töötajate amet tuleb Töötajate halduses kinnitada vähemalt kord kahe aasta jooksul.

Töölevõtud, mida pole määratud aja jooksul kinnitatud, eemaldatakse Töötajate haldusest automaatselt. Pärast eemaldamist suletakse ka töötaja Valtti-kaart.

Järgmist töötaja tööhõive kinnitamise aega saab kontrollida töötajate nimekirja veerust Kinnita töölevõtt.

• Roheline ikoon: kinnitamise aeg on rohkem kui 12 kuu pärast.
• Kollane ikoon: kinnitamise aeg on vähem kui 12 kuu pärast.
• Punane ikoon: kinnitamise aeg on vähem kui 6 kuu pärast.

Nipp! Kõikide kinnitamist vajavate töölevõttude nimekirja nägemiseks klõpsake filtri ikoonil halli otsingukasti paremas otsas. Valige avanevast menüüst Kinnitamist vajavad töölevõtud.

Ühe töölevõtu kinnitamine

Töökoht kinnitatakse alati, kui salvestate töötaja andmed.

Töölevõtu võib kinnitada ka nii, et:

• avate töötaja andmed ja klõpsate valikul Kinnita töölevõtt;
  
  
• klõpsate töötajate nimekirja paremal küljel oleval kolmel punktil, avate Funktsioonide menüü (linkki kohtaan, jossa kerrotaan toiminnot valikosta) ja valite Kinnita töölevõtt.
  
  

Mitme töölevõtu kinnitamine

• Töölevõttude kinnitamiseks pange linnukesed töötajate nimekirja vasakul küljel olevatesse märkeruutudesse.
• Funktsioonide menüü avamiseks klõpsake päise paremal küljel oleval kolmel punktil.
• Valige Kinnita töölevõtt
  
  

Nipp! Kõikide kinnitamist vajavate töölevõttude nimekirja nägemiseks klõpsake filtri ikoonil halli otsingukasti paremas otsas. Valige avanevast menüüst Kinnitamist vajavad töölevõtud.

 

Töötaja kontaktisik

• Töötajate halduses on iga töötaja töölevõtu andmetes ära märgitud tema kontaktisik.
• Kontaktisikuks võib määrata vaid kasutaja, kellel on õigus kasutada nimetatud ettevõtte Töötajate halduse teenust.
• Töötajale kontaktisiku lisamiseks klõpsake kas valikul Lisa töötaja või töötaja vaates nupul Muuda.
• Mõlemas vaates leiate kontaktisiku andmed lehe ülaservast Töölevõtu andmete alt.
• Vaikeseadistuse tõttu soovitab teenus seda kasutajat, kes töötaja lisas.

Töötaja kontaktisiku andmed on olulised mitmel põhjusel.

• Kontaktisikut teavitatakse töölevõtu lähenevast lõpust.
• Kontaktisikut teavitatakse, kui andmeid peab muutma.
• Kontaktisikule saab saata teenuse kasutamisega seotud olulisi teateid.
• Kontaktisiku andmed aitavad kasutajatel andmeid hallata, sest teenuse põhivaates on võimalik välja filtreerida Oma töötajad.

Nipp! Impordi/ekspordi funktsiooni kasutades saate kontaktisiku lisada mitmele töötajale korraga (linkki osioon, jossa kerrotaan tuo/vie toiminnallisuudesta). Kontaktisiku andmete importimiseks laadige esmalt alla näidisfail ning täitke seal ära töötaja maksukohustuslase numbri ja kontaktisiku kasutajanime lahtrid. Järgmisena importige fail serverisse, klõpsates nupul Impordi töötaja andmed. Võite kasutada ka ekspordi funktsiooni, mille abil saate Exceli või CSV-failina alla laadida kõik töötaja andmed, mis on teenusesse lisatud.

Nipp! Põhivaates saate välja filtreerida ka ainult need töötajad, kelle kontaktisik te ise olete. Selleks klõpsake otsingutööriistade seas filtri ikooni juures rippmenüüs nupul Oma töötajad.

 

Töötajate andmete eksportimine ja importimine

Saate lisada töötaja andmed mitmele töötajale korraga või eksportida teenusesse salvestatud töötajate andmed Exceli või CSV-failina.

 

Töötaja andmete eksportimine

Saate Töötajate haldusesse lisatud töötajate andmed eksportida Exceli või CSV-failina.

Valige põhivaates Import/eksport ja seejärel Ekspordi töötaja andmed ning klõpsake avanevas rippmenüüs soovitud failivormingul.

 

Töötaja andmete importimine

Töötaja andmete importimiseks vajaliku malli saate alla laadida Töötajate haldusest, klõpsates nupul Import/eksport ja valides Laadi alla näidisfail.  

Näidisfailis on juhised andmete importimiseks.

Täitke alla laaditud failis punasega märgitud nõutud väljad. Vajalik teave kattub sellega, mida nõutakse töötajate eraldi lisamisel.

 

Puuduvate andmete lisamine või mitme töötaja andmete uuendamine

Töötaja andmete uuendamiseks või puuduva teabe lisamiseks kasutage funktsiooni Impordi töötaja andmed.

Kui tahate järgmisi andmeid:

• kontaktisik,
• rahvus,
• töötaja telefoninumber või e-posti aadress,

lisada korraga mitmele töötajale või neid muuta, kasutage funktsiooni Impordi töötaja andmed.

1. Nupul Import/eksport klõpsates valige järgmisena Laadi alla näidisfail.
2. Täitke ära maksukohustuslase numbrid ja muud andmed, mida soovite faili lisada või seal muuta.
3. Salvestage fail oma arvutisse.
4. Klõpsake nupul Impordi töötaja andmed ja valige oma arvutist õige fail.

 

Töölevõtuga seotud andmed ja selle vaikeseadistus

Töölevõtu põhidetailid on salvestatud iga töötaja andmetesse.

• Töötaja töövaldkond.
• Töö iseloom.
• Töötaja kontaktisik.

 

Kui tahate salvestada põhiandmed, mida soovitatakse teha iga uue töötaja lisamisel, valige uue töötaja lisamisel „Salvesta töölevõtu andmed vaikeseadistusena“.  Vaikeseadistusi saate muuta igal ajal ja iga töötaja puhul eraldi.

 

Uued nõuded Töötajate halduse andmetele

Valtti 2.0 kasutuselevõtu ja teenuse uuendamisega on Töötajate halduses iga töötaja kohta salvestatud andmetesse tehtud täiendusi. Uue teabe hulka kuulub:

• töötaja töövaldkonna lisamine on kohustuslik, et kontrollida isiku maksukohustuslase numbrit õigest maksukohustuslaste registrist ja veenduda Valtti-kaardile prinditud teabe tõesuses;
• töötaja kontaktisik. Selle kohta leiate rohkem teavet siit (linkki osioon, jossa kerrotaan tästä).

Andmed, mida tulevikus kaardiomaniku autentimiseks nõutakse:

• töötaja rahvus;
• isikukood töötaja passis või ID-kaardil, kui tegemist ei ole Soome kodanikuga;
• töötaja kontaktandmed, e-posti aadress või telefoninumber.

 

Nipp! Kui teie ettevõttel on palju töötajaid, võite töötajate nimekirjast välja filtreerida ka ainult need, kelle andmed on puudulikud.

Nipp! Kui teie ettevõtte töötajate andmed on väga puudulikud, võite korraga suurema hulga andmete importimiseks kasutada nuppu Import/eksport (linkki osioon, jossa kerrotaan tästä).

 

Kasutaja autentimine

Töötajate halduse kasutamiseks on vaja digitaalset autentimist.

• Autentimise abil parandame teenuse andmekaitset, oleme võimelised vältima väärkasutust ja kindlustame sellega teie ettevõtte töötajate andmete turvalisuse.
• Autentimine on ühekordne ettevaatusabinõu, mille jaoks on vaja Soome internetipanga koode või Soome Mobiil-ID. Autentimiseks võib kasutada ka Eesti Smart-ID teenust või Rootsi Freja eID-d.
• Autentimisega kinnitate oma isiku, mistõttu peab autentimiseks kasutama isiklikke koode.
• Vastuu Groupi süsteem ei salvesta pangadetaile, mida kasutati autentimise ajal. Salvestatakse ainult see, kas autentimine on edukalt lõpetatud, ning teave, mida nõutakse autentimiskatse ja kasutaja ühendamiseks.